پيشنهاداتي براي مقابله با تعلل
مقدمه
تعلل يكي از جدي‌ترين اتلاف‌كننده‌هاي زمان است. تلاش براي جلوگيري از تعلل، نشان‌دهنده تعهد ما براي به كار بستن اصول مديريت است.
طبق اولين اصل مديريت، بايد تحليل كنيد كه در چه مواردي تعلل مي‌ورزيد و براي گريز از كارهاي سخت و ناخوشايند از چه بهانه‌ها و دلايلي استفاده مي‌كنيد. سپس بايد انجام كارها را اولويت‌بندي كنيد و به اولويت‌هاي خود پايبند باشيد.
بهانه‌جويي نكنيد و وقت خود را با كارهاي كم‌اهميتي كه به خود تحميل كرده‌ايد پر نكنيد. در نهايت، لازم است برنامه‌ريزي كنيد؛ به ويژه در مورد كارهاي بزرگ، بهتر است آنها را به بخش‌هاي كوچك‌تر تقسيم كنيد. كار را از نظر منابع اطلاعاتي و افرادي كه در انجام آن درگير هستند بررسي كنيد و بخش‌هايي از آن را تفويض كنيد. آن را در چارچوب زماني واقع‌بينانه‌اي طرح‌ريزي كنيد و از رويارويي با موانعي كه زمان لازم براي انجام را تهديد مي‌كنند، بپرهيزيد.
اولويت‌بندي كارها
وقتي در جايگاه يك مدير قرار گرفته‌ايم، با محدوديت‌هاي فراواني روبه‌رو هستيم؛ يعني مجبوريم گاهي اوقات ديدگاه‌هاي فردي خود را كنار گذاشته و به مصلحت سازماني بينديشيم كه سرنوشت آن را به ما سپرده‌اند.
اولويت‌بندي كمك مي‌كند كارهاي مهم را به انجام برسانيم و از انجام آنها احساس رضايت كنيم؛ به اين ترتيب براي انجام ساير كارها تشويق مي‌شويم. بر اين اولويت‌بندي «استرس ناشي از ضرورت پرداختن به كارهاي با اهميت را كاهش مي‌دهد». اولويت‌بندي فقط مختص كارهاي روزانه نيست، اين سيستم به ما كمك مي‌كند در برنامه‌ريزي هفتگي، ماهانه و سالانه خود نيز بدانيم چگونه فعاليت‌هايمان را طبقه‌بندي كنيم.
قانون پارتو و ضرورت اولويت‌بندي كارها
شايد با قانون پارتو ۲۰/۸۰ آشنايي داشته باشيد، طبق اين قانون ۸۰ درصد بازده كار ما ناشي از ۲۰ درصد زمان موجود است و برعكس ۸۰ درصد زمان، فقط ۲۰ درصد بازده كار ما را ايجاد مي‌كند.
برخلاف تصور عمومي، الگوهاي مديريت زمان نمي‌توانند آن ۲۰ درصد زماني را كه ۸۰ درصد نتايج را ايجاد مي‌كنند به ما معرفي كنند، بلكه اين خود ما هستيم كه با شناخت دقيق اهداف و اولويت‌هاي خود بايد اوقات خود را در جايي سرمايه‌گذاري كنيم كه منافع بيشتري ايجاد كند.
فوايد اولويت‌بندي كارها
اولويت‌بندي مديران را قادر مي‌سازد از وقت خود به صورت اثربخش استفاده كنند و در مدت زمان كم، كارهاي بزرگي را انجام دهند. اولويت‌بندي علاوه بر ايجاد خودآگاهي نسبت به زمان، رهايي از كارهاي عادي و پرداختن به كارهاي مهم و ضروري و كنترل مسائلي كه در حالات عادي بخش اعظم زمان ما را تلف مي‌كنند، باعث مي‌شود.
تحقيقات نشان داده فوايد حاصل از اولويت‌بندي كارها شامل موارد ذيل مي‌باشد.
– رهايي از تعلل در انجام كارها
– تسهيل هدف‌گذاري و تعيين استراتژي حركت
– ايجاد هم‌افزايي فردي
– تمركز بر امور مهم و ضروري
– كنترل موثر اتلاف‌كننده‌هاي زمان
– ايجاد خودآگاهي نسبت به زمان
انواع كارها براساس اهميت و اولويت
انواع كارهاي روزمره مانند خواندن نامه‌هاي رسيده، امضاي اسناد و رسيدگي به درخواست‌ها، شركت در جلسه‌هاي كاري، جواب دادن به تلفن‌ها و كارهايي از اين قبيل كه انجام دادن همه آنها مي‌تواند تقريبا تمام وقت مدير را پر كند، كارهاي ديگري هم هستند كه اهميت بسيار بالايي دارند و در كمك به بهبود سازمان نقش زيادي بازي مي‌كنند. بنابراين، اولويت‌ها بر حسب دو ويژگي فوريت و اهميت تعيين مي‌شوند.
كارهايي كه از بيشترين اهميت يا فوريت برخوردارند، در جايگاه اولويت اول قرار مي‌گيرند و كارهايي كه از اهميت يا فوريت متوسط برخوردار باشند در اولويت دوم جاي مي‌گيرند.
اگر كارهايي از كمترين اهميت يا فوريت برخوردار باشند نيز در اولويت سوم قرار مي‌گيرند.
وضعيت ۱: كارهاي مهم و فوري
كارهايي كه در اولويت اول قرار مي‌گيرند معمولا انجام مي‌شوند، زيرا هم اهميت زيادي دارند و هم بايد در بازده زماني معيني به اتمام برسند. كساني كه زياد تعلل مي‌كنند، ممكن است براي به تعويق انداختن اين نوع كارها بهانه‌تراشي كنند. اين فصل كارها اغلب دشوار و بدون ساختار هستند.
وضعيت ۲: كارهاي غيرمهم و فوري
كارها از نظر فوريت روي يك طيف قرار دارند كه در يك سوي آن كارهاي غيرفوري، (در واقع همان كارهاي عادي كه انجام آنها فوريت ندارد) و در سوي ديگر كارهايي قرار دارند كه از فوريت بالايي برخوردارند مانند سررسيدهاي كاري، موعدهاي مقرر، كارهايي كه از طرف مافوق ارجاع شده‌اند.
اولويت‌هاي نوع دوم كارهايي هستند كه بايد ظرف مدت كوتاهي آنها را انجام دهيم. بايد به ياد داشته باشيم كه اين كارها اغلب ارزش خاصي ايجاد نمي‌كنند، پس نبايد وقت زيادي صرف آنها كرد.
وضعيت ۳: كارهاي مهم و غيرفوري
شايد بتوان گفت مديران موفق كساني هستند كه كارهاي مهم و غيرفوري را به درستي تشخيص مي‌دهند. شناخت اين دسته از كارها به مديران كمك مي‌كند زمان بيشتري براي خود خلق كنند منظور از ذخيره زمان با حذف كارهاي غيرمهم و غيرفوري اين نيست كه صرفا حيطه تفريح يا آسايش خود را گسترش دهيم، بلكه هدف اين است كه به خاطر انجام كارهاي عادي و روزمره از انجام كارهاي مهم و حياتي غفلت نورزيم.
