ایزو مدیریت پروژه ISO 21500:2012 (مدیریت و سازمان) چیست؟
ایزو ۲۱۵۰۰:۲۰۱۲ در باره ی مدیریت پروژه راهنمایی ارائه می دهد و می تواند توسط هر نوع سازمان، از جمله سازمان های دولتی، خصوصی و یا اجتماعی، و برای هر نوع پروژه، صرف نظر از پیچیدگی، اندازه و مدت آن پروژه، مورد استفاده قرار گیرد. ایزو ۲۱۵۰۰: ۲۰۱۲ یا مدیریت پروژه مفاهیم و فرآیندهایی را توصیف می کند که در سطح بسیار بالایی قرار دارند و برای انجام کارها به نحو احسن در مدیریت پروژه در نظر گرفته شده است. پروژه ها در بستر برنامه ها و سبد پروژه ها اصطلاحا قرار می گیرند. سبد پروژه اصطلاحی است که به گروهی از پروژه های سازمان اشاره دارد که انتخاب شده اند و مدیریت می شوند. سبد پروژه به طور استراتژیک انتخاب می شود تا اهداف سازمانی را پیش ببرد.
ایزو ۲۱۵۰۰:۲۰۱۲ یک استاندارد بین المللی است که توسط سازمان بین المللی استاندارد سازی یا ISO است. هدف این ایزو ارائه ی راهنماهای کلی و توضیحات اصول اساسی راجع به یک مدیریت پروژه است. رویکرد فرآیند به مدیریت پروژه در دهه ۱۹۸۰، عمدتا در اروپا توسعه یافت. تمرکز اصلی این رویکرد استفاده از فرآیندهای ساخت یافته در حین اجرای پروژه به منظور دستیابی به اهداف آن است. از این رو، مدیریت پروژه یک فرآیند ساختار یافته در مورد تبدیل دیدگاه به واقعیت است و تاکید اصلی بر توسعه و تعریف فرایندها برای دستیابی به اهداف پروژه دارد. تحقیقات نشان داده است که اثربخشی سازمانی ، یک عملکرد مستقیم از معیارهای تصمیم گیری و فعالیت های هدف محور در فرایندها است ، رویکردی که بر اساس فرآیند کیفیت و ریسک است.
این ایزو برای ارائه راهنمایی در مفاهیم و فرآیندهای مدیریت پروژه با هدف اجرای فرآیندها و بهترین شیوه ها برای بهبود عملکرد مدیریت پروژه توسعه یافته است. هم چنین این استاندارد مفاهیم و فرآیندهای مدیریت پروژه را شرح می دهد. این ایزو بر اساس استانداردهای موجود و در سطح ملی کار می کند. این ایزو برای تمامی سازمان ها و بخش ها با هر اندازه ای که باشند کاربرد دارد و هم چنین برای افراد تازه کار در حیطه ی مدیریت پروژه طراحی شده است تا بتوانند از اصول مدیریت پروژه برای پیشبرد اهداف پروژه استفاده کنند .با وجود فشار روی کسب و کار برای نتایج سریعتر و ارزانتر، یک استاندارد ISO برای مدیریت خوب در مدیریت پروژه، کارایی را افزایش می دهد و اثر سرمایه گذاری را به حداکثر می رساند. ایزو ۲۱۵۰۰:۲۰۱۲ ایزوی مورد نظر برای این کار است.
مرجع تأیید کننده ی این ایزو کجاست؟
ایزو ۲۱۵۰۰ (راهنمای مدیریت پروژه) بر اساس اتفاق آراء در یک رای گیری بین المللی از مقامات استاندارد ۳۳ کشور مورد تأیید قرار گرفت. این ایزو در سال ۲۰۱۲ به عنوان یک راهنمای بین المللی منتشر شد و بعد ها به عنوان یک استاندارد انتشار شد. سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) این ایزو را ارائه کرده است.
ایزو ۲۱۵۰۰ مطابق با اصول مدیریت پروژه PMBOK ( پم باک یا پیکره دانش مدیریت پروژه) طراحی شده است، زیرا موسسه مدیریت پروژه (PMI) نقش مهمی در روند پیش نویس استاندارد دارد. این استاندارد به عنوان یک راهنمایی برای مدیریت پروژه عمل می کند و هدف آن کمک به سازمان ها در موفقیت پروژه ها است. بر اساس ایزو ۲۱۵۰۰، “پروژه شامل یک مجموعه منحصر به فرد از فرآیندهای متشکل از فعالیت های هماهنگ و کنترل شده با تاریخ شروع و پایان است که برای دستیابی به اهداف پروژه انجام می شوند.”
ایزو مدیریت پروژه برای چه افراد یا فعالیت هایی استفاده می شود؟
ایزو مدیریت پروژه برای قشر مختلف و متنوعی از افراد به کار می رود. عمده ترین گروهی که از خدمات این ایزو استفاده می کنند عبارتند از:
- مدیران ارشد و حامیان مالی پروژه: به منظور درک بهتر اصول و عملکرد مدیریت پروژه برای پشتیبانی مناسب و راهنمایی به مدیران پروژه و هم چنین تیم های دخیل در آن پروژه، نیاز مبرم به این ایزو وجود دارد.
- مدیران پروژه، تیم های مدیریت پروژه و اعضای آنها: با استفاده از این ایزو مدیران پروژه می توانند اصول مدیریت پروژه را در اختیار داشته باشند تا استانداردهای پروژه را با یکدیگر مقایسه کنند و آنها را با افراد تیم تمرین کنند.
- ارائه دهندگان استانداردهای ملی یا سازمانی: این ایزو برای ارائه ی استانداردهای ملی یا سازمانی استفاده می شود. هم چنین سرمایه گذاران پروژه اطلاعاتی را درباره ی گروه های دخیل دیگر در این استاندارد ارائه می دهند که مفید هستند.
مزایای ایزو مدیریت پروژه برای شرکت ها/سازمان ها چیست؟
ایزو مدیریت پروژه ISO 21500:2012 دارای مزایایی برای سازمان ها/شرکت ها به همراه دارد. مدیران پروژه و هم چنین مدیران مجرب می توانند از این ایزو برای مدیریت بهینه پروژه ی خود استفاده کنند تا موفقیت پروژه را بهبود بخشند و به نتایج رضایت بخش خود در کسب و کار برسند. مایلز شفرد رئیس کمیته پروژه ISO که استاندارد جدید را توسعه داد، می گوید: “ایزو ۲۱۵۰۰ افراد را در هر سازمانی قادر می سازد تا بدانند چگونه این ایزو با یک محیط تجاری سازگار می شود. هم چنین هدف این ایزو به عنوان یک راهنمای اساسی به حساب می آید که هدف آن اطلاع رسانی خواننده بدون هیچ گونه اطلاع قبلی دقیق از مدیریت پروژه است.” هم چنین کارل بست معاون کمیته ی پروژه در این باره اظهار نظر می کند که: ” در یک اقتصاد جهانی رو به رشد، میران پروژه نیازمند دستورالعمل و راهنماهایی هستند که به آنها کمک کند تا اصول اساسی مدیریت پروژه ها را درک کنند. این ایزو می تواند به افراد دخیل در یک پروژه کمک کند تا موفقیت انواع مختلف پروژه ها را بهتر کند.” اهمیت این ایزو اینست که این یک استاندارد جهانی را برای انجام مدیریت پروژه معرفی می کند. این ایزو مرجع تمامی پروژه ها در کلیه ی سازمان ها است. دیگر مزایای این ایزو عبارتند از:
- تقویت انتقال دانش بین پروژه ها و سازمان ها برای تحویل پروژه های بهبود یافته
- تسهیل فرآیندهای تدارکات کارآمد از طریق استفاده از اصطلاحات مدیریت پروژه سازگار
- امکان منعطف کردن کارکنان مدیریت پروژه و توانایی آنها در کار بر روی پروژه های بین المللی
- ارائه اصول و فرآیندهای مدیریت پروژه جهانی
- تسلط بر مهارت های مدیریت پروژه
- ارائه ی روند ها و اصول های مدیریت پروژه
- تصمیم گیری شفاف
- کمک به یکپارچه سازی کسب وکار بوسیله ی ایجاد یک زبان ارتباطی و فرآیندهای استاندارد
- ارائه و پخش اطلاعات برای ارزیابی مقایسه ای طرح های تحقیقاتی
- ارزیابی مؤثر ریسک و تعیین الویت برای اقدامات بعدی
- توزیع بودجه پروژه برای سطوح مرتبط با پروژه
- مدیریت مؤثر محتوای پروژه؛ شناسایی و مستند سازی کلیه ی عملیاتی که باید برنامه ریزی و اجرا شوند تا به اهداف سازمان رسید.
- ایجاد ساختار سلسله مراتبی کار برای و کنترل کلیه ی تغییرات در پروژه
- ایزو ۲۱۵۰۰ شما را به سمت پیشرفت های قابل توجه پروژه هدایت می کند و این امکان را می دهد که پروژه را با داشتن محدودیت های بودجه ای و زمانی تکمیل کنید، در حالی که حداقل وقفه ای در بقیه عملیات تجاری انجام شود. این ایزو همچنین سازمانها را قادر می سازد تا تمام شرایط لازم مدیریت پروژه را برآورده کنند و احتمال شکست پروژه را به حداقل برسانند.
هم چنین فرد می تواند از دستورالعمل های این ایزو برای موارد ذیل استفاده کند:
- به عنوان یک مرجع: در صورتیکه مدیریت پروژه ی یک سازمان با شروط و معیارهای مطابقت داشته باشد، مبنا ومرجع خوبی برای مدیران پروژه دارد تا به نتایج پروژه ی مناسبی دست یابند. همزمان با آن، سازمان می تواند می تواند کیفیت تحویل پروژه را تضمین کند. در واقع دستورالعمل این ایزو، تأثیر مستقیمی روی اجرای پروژه دارد.
- به عنوان یک پیوند بین مدیریت پروژه و فرآیندهای کسب وکار: این ایزو می تواند ایزو ۹۰۰۱ را برای مدیریت کیفیت به ویژه در حوزه ی بهبود مستمر (بهبود مستمر عبارتست از تلاشی مستمر برای بهبود محصولات، خدمات، یا فرآیندها توسط کاهش کیفیت پایین ) تأمین کند. این بدین معنی است که فرآیندهای بهبود سازی در عملیات را می توان با استفاده از این ایزو با حداقل اتلاف تولید و زمان تحقق بخشید.
- به عنوان یک چک لیست برای اثبات مهارت های مدیران و کارمندان پروژه در اجرای پروژه ها: دستورالعمل های این ایزو در زمان به روی یک پروژه تمرکز می کند. این ایزو شدیدا روی نقشی تأکید دارد که محیط طی اجرای پروژه ایفاء می کند تا ارزش تحویل پروژه ها را به حداکثر برساند.
- به عنوان پلی بین روش ها و مدل های مختلف: روش های مدیریت پروژه موجود مانند PRINCE2 و مدل هایی همچون ICB 3.0 روشی ارتباطی برای مدیران پروژه هنگام اجرای یک پروژه به حساب می آیند. یک دستور العمل شفاف اشخاصی را جذب خود می کند که با این روش ها و مدل های موجود آشنا نیستند.
- به عنوان زبانی مشترک در مدیریت پروژه: این ایزو روابط بین طرفین درگیر در یک پروژه (مانند حامی مالی پروژه، مدیران پروژه، کارمندان، مشتریان، کاربران و/یا سازمان را تحکیم می کند و نوعی زبان مشترک بین طرفین درگیر به حساب می آید. یک زبان مشترک برای پروژه های چند منظوره و بین المللی ضروری است زیرا در این پروژه ها تیم های مختلف با روش های مختلف با هم کار می کنند. از این رو این ایزو می تواند عاملی باشد که بوسیله ی آن روندها و روش های مختل داخل یک پروژه را بتوان با آن به روشی مشترک اجرا نمود.
هم چنین این ایزو موارد زیر را به همراه دارد:
- در نظر گرفتن پیشرفت های اخیر در مدیریت پروژه بین المللی
- در نظر گرفتن به موقع پروژه ها
- منعطف پذیر بودن برای مواقع مختلف
- روند گرا
- شناسایی استانداردهای احتمالی در آینده
- رسیدن به استراتژی سازمانی
- کسب مهارت های موفقیت آمیز پروژه
- رسیدن به اهداف پروژه در اصول و فرآیندهای مدیریتی
اهمیت ایزو مدیریت پروژه چیست؟
کسب ایزو ۲۱۵۰۰ به شما کمک خواهد کرد تا به اندازه کافی برنامه ریزی، مدیریت و نظارت بر پیشرفت پروژه داشته باشید. در عین حال، شما را با مهارت های اساسی اختصاص لازم برای انجام وظایف و مطابقت با موعد مقرر تحویل پروژه آشنا می کند. مهمتر از همه، این روش مبتنی بر بهترین شیوه هایی است که به شما دانش و دستورالعمل هایی را برای مستند سازی نتایج می می دهد. این ایزو نشان می دهد که شما به طور موثر دارای مهارت های لازم برای هدایت یک پروژه و مدیریت یک تیم هستید. این گواهینامه به شما کمک می کند تا فرصت های شغلی و مهارت های تیمی خود را افزایش دهید و به اعضای تیم خود متعهد باشید. این کار شما را قادر می سازد که بیشترین اعتماد به نفس و صلاحیت را برای تعریف منابع لازم برای ارائه پروژه ها با توجه به زمان و بودجه ی تعیین شده داشته باشید.
یک مدیریت پروژه موثر چارچوبی برای سازمان فراهم می کند که به آن کمک می کند تا به اهداف تجاری دست یابید که نیروی محرک هر کار است. به طور خلاصه، مدیریت پروژه، به عنوان یک رشته تعیین شده با هدف دستیابی به اهداف و اهداف خاص از طریق برنامه ریزی موثر، سازماندهی، ایجاد انگیزه و کنترل منابع در نظر گرفته می شود. مدیریت پروژه به عنوان یک ابزار کارآمد برای رسیدگی به فعالیت های پیچیده شناخته شده است. بنابراین، بسیار مهم است که مقدار قابل توجهی از دانش مدیریت پروژه را بدست آورید تا درک بهتری از اصول کلیدی برای حمایت از مدیریت داشته باشید. ایزو ۲۱۵۰۰ مدیریت پروژه به شما کمک می کند تا با این اصول آشنا شده و آنها را به طور کارآمد در پروژه ها به کار برید.
مدیریت پروژه از طریق فرآیندها انجام می شود. فرآیندهای انتخاب شده برای انجام یک پروژه باید در یک نمایه سیستماتیک تراز شوند. هر مرحله از چرخه عمر پروژه باید نتایج خاصی داشته باشد. تحویل طول پروژه باید به طور منظم مورد بازبینی قرار گیرد تا شرایط لازم حامی مالی پروژه، مشتریان و سایر سهامداران را برآورده سازد. بندها و شرایطی که در این ایزو آمده است به شما کمک می کند تا مدیریت بهینه ی پروژه داشته باشید و پروژه ی خود را به موقع به اتمام برسانید.
مدیریت پروژه برای سازمان ها در سراسر جهان بسیار مهم است. بر اساس تحقیقات گروه اقتصادی اندرسون (Anderson Economic Group )، تعداد کارکنان در مدیریت پروژه در صنایع مختلف به ۳۲٫۶ میلیون نفر خواهد رسید. این به وضوح نشان می دهد که نیاز به متخصصان واجد شرایط در مدیریت پروژه افزایش خواهد یافت. آموزش و صدور گواهینامه ایزو ۲۱۵۰۰ خطر خطا در پروژه را کاهش می دهد، زیرا متخصصین دارای گواهی می توانند موانع را از سر راه بردارند و به اهداف پروژه دست یابند.