برون سپاری خدمات در سازمان‌ها
از شیوه اجرايی در ایران تا رویکرد علمی
مقدمه
برون سپاری خدمات یکی از شیوه‌های نوین مدیریت در سازمان‌ها است که سالیان متمادی در کشورهای توسعه یافته اجرا و نتایج آن مستمرا برای اصلاح روش‌ها مورد ارزیابی قرار گرفته است.
برای نمونه نشریهHarvard Business Review در یکی از شماره‌های خود محاسن و معایب برون‌سپاری خدمات مشاوره حقوقی در شرکت‌های آمریکایی را با ارائه آمار و ارقام مورد ارزیابی قرار داده است که شناخت خوبی به یک سازمان در مورد عوامل مختلفی ارائه می‌دهد که برای تامین نیاز خدمات حقوقی خود باید مورد نظر قراردهد. رجوع کنید به «مدیران و امور حقوقی سازمان‌ها» رضا پاکدامن (مترجم)، جهان انرژی، ۱۳۸۴٫
در کشور ما اگرچه فکر اولیه برون سپاری خدمات با الگوبرداری از نظام‌های پیشرفته مدیریتی بوده و تدریجا در قالب قوانین و مقررات خصوصی‌سازی تثبیت و بعضا به دستگاه‌های دولتی تکلیف گردیده، لیکن این طرح با شتاب از مسیر اصلی منحرف شده و تبعات منفی و حتی معضلاتی به دنبال داشته است. به‌رغم نارسايی‌های گسترده در نحوه اجرای این روش، کماکان سازمان‌ها و شرکت‌های ذی‌نفع ارزیابی کارشناسی دقیقی برای اصلاح یا تجدید نظر در روش‌ها، صورت نداده و رویکردها غالبا انفعالی بوده است.
تعریف کلی که می‌توان از برون سپاری خدمات ارائه کرد، عبارت است از «سفارش انجام یک بسته معین از خدمات به خارج از سازمان». این گونه ارجاع خدمات اعم است از خدمات عمومی (شامل خدمات تعمیر، نظافت دوره‌ای یا تعمیر تاسسیسات) یا خدمات تخصصی (از جمله انجام مطالعات فنی و مهندسی، خدمات اقتصادی و حقوقی و غیره)
اگرچه این شیوه با این تعریف مختصر ساده به نظر می‌رسد، ولی در مقام اجرا از پیچیدگی‌های زیادی برخوردار می‌باشد.
مزایای برون سپاری خدمات
افزایش کارآيی
سازمان‌ها ذاتا گرایش به فربه شدن دارند. بدون استفاده از شیوه برون سپاری برای هر نیاز مقطعی، سازمان مبادرت به جذب نیرو کرده که غالبا بعد از انجام خدمت مورد نظر، در سازمان دائمی خواهند شد. برون‌سپاری به سازمان کمک می‌کند که بهره‌وری نیروی انسانی خود را افزایش دهد.
اعمال نظارت بیشتر بر نتایج کار
در برخی از بسته‌های کاری که درون سازمان صورت می‌گردد، مرجعی برای کنترل وجود نداشته و معمولا واحد تايید کننده همان واحد اقدام کننده می‌باشد مضافا اینکه به دلیل رودربایستی‌های اداری، همکاران همدیگر را کمتر به چالش می‌کشند ولو اینکه به ضرر سازمان باشد!
کاهش هزینه‌های بالاسری
برای یک سازمان، کاهش هزینه‌های بالاسری نسبت به مزایای دیگر فوق‌الذکر (افزایش کارآيی و اعمال کنترل بیشتر) بايد در اولویت پايین‌تر قرار گیرد. در صورتی که در کشور ما غالبا هدف اصلی از برون سپاری بخشی از خدمات، کاهش هزینه‌ها می‌باشد، اگرچه بعضا محاسبات دقیق نتیجه برون‌سپاری‌ها، نشان دهنده افزایش هزینه‌ها و حتی خسارات سنگین ناشی از ناکارآمدی موسسه ارائه‌کننده خدمات می‌باشد.
لذا نباید «چرتکه» ابزار محاسبه هزینه‌های انجام یک خدمت باشد، بلکه بايد افق نگرش را وسیع‌تر کرده منافع کلان شرکت را در نظر گرفت.
سازمان‌ها ذاتا گرایش به فربه شدن دارند. بدون استفاده از شیوه برون سپاری برای هر نیاز مقطعی، سازمان مبادرت به جذب نیرو کرده که غالبا بعد از انجام خدمت مورد نظر، در سازمان دائمی خواهند شد.
معایب برون سپاری خدمات
امنیت
همواره حفظ اطلاعات و اسرار تجاری شرکت‌ها یکی از دغدغه‌های مدیران بوده است. جاسوسی صنعتی و تجاری در ابعاد گسترده و بسیار حرفه‌ای در سطح بین‌المللی رواج دارد. برون‌سپاری خدمات تخصصی مستلزم ارائه دقیق‌ترین اطلاعات یک شرکت به فرد یا موسسه‌ای خارج از سازمان می‌باشد. اکثرا در برون سپاری‌ها، شرکت‌ها بیشتر در معرض این آسیب قرار می‌گیرند. زیرا شرکت‌ها هیچگونه کنترلی در محدودسازی گردش اطلاعات محرمانه شرکت نخواهند داشت، اگرچه ممکن است موافقتنامه محرمانه نگهداشتن اطلاعات (Confidentiality Agreement) بین شرکت و مشاور تنظیم شده باشد(که معمولا اخذ چنین تعهدنامه‌هایی از مشاور در ایران متعارف نیست).
مضافا اینکه در اکثر شرکت‌های ایرانی حراست از اسرار تجاری در قبال سوءاستفاده رقبا حتی در گردش درون سازمانی اطلاعات نیز بسیار ضعیف بوده و سازمان‌ها و شرکت‌ها غالبا در این زمینه بسیار آسیب‌پذیر می‌باشند، حتی در مواردی دیده می‌شود انتظامات یک شرکت بزرگ که حفاظت فیزیکی از شرکت را به عهده دارد نیز برون سپاری شده است! اینها گویای کم توجهی به این موضوع می‌باشد.
عدم نظارت تخصصی
در روش برون سپاری یک خدمت تخصصی مانند خدمات مالی، مهندسی یا حقوقی،ضرورت دارد فردی مسلط به موضوع خدمت به منظور پیگیری جریان امور و دریافت نتایج خدمت مزبور درون سازمان وجود داشته باشد، در غیر این صورت طی مدت کوتاهی سازمان با معضل افت کیفیت خدمات مواجه شده و این موضوع در مورد برخی خدمات همچون خدمات حقوقی و حسابرسی و غیره، می‌تواند لطمات جبران ناپذیری به سازمان وارد کند.
ناآشنايی با سیاست‌های تجاری و فضای کسب‌وکار
یکی از مشکلاتی که غالبا در برون‌سپاری خدمات تخصصی در کشور ما بروزمی‌کند، ناآشنايی فرد یا موسسه ارائه کننده خدمت با فضای عمومی کسب‌وکار و عرف‌های تجاری (که بسیار گسترده بوده و آشنايی با آنها سال‌ها وقت لازم است) در یک رشته فعالیت شرکت یا در ارتباط با یک طرف معامله می‌باشد. بخشی از این مشکل ناشی از رویکرد مدیریت شرکت‌ها است که به طور مستمر مشاور خارج از سازمان را در جریان تحولات در مورد موضوع مورد نظر قرار نداده و صرفا در بزنگاه از مشاور برای ارائه خدمت دعوت می‌شود.
این گونه جلب خدمات تخصصی شبیه به میدان فرستادن بازیکنی قرضی، که حتی در استادیوم نیز حضور نداشته وسط مسابقه برای تغییر نتیجه است. در این گونه شرایط بازیکن اعزامی نه از تاکتیک‌های تیم خودی خبر دارد و نه از جایگاه خود در زمین بازی! اغلب نتیجه این شیوه جذب نیرو، گل به خودی است.
اگرچه این مثال مضحک به نظر می‌رسد ولی واقعیت بسیاری از برون سپاری‌ها در سازمان‌ها و حتی ارجاع کار توسط یک واحد به واحد دیگر درون یک سازمان صحنه‌های طنزآمیزتر را به نمایش می‌گذارد.
برای نمونه، در صورت بروز اختلاف تجاری برای شرکت، برای یک وکیل خارج از شرکت متداول ترین راه حل ارائه شده، طرح شکایت قضایی بدون ملاحظه ترتیبات تجاری بین دو طرف و تبعات احتمالی برای سایر معاملات و منافع آتی شرکت می‌باشد. در صورتی که مشاور حقوقی که با مجموعه درون یک شرکت تعامل نزدیک ومستمر داشته باشد ممکن است حتی صرف نظر کردن از پیگیری یک طلب را به‌جای مطالبه غرامت (Claim) یا طرح شکایت رسمی یا قضایی به مدیریت شرکت توصیه کند.
محدودیت ارتقاي کیفی نیروهای سازمانی
در شیوه برون سپاری خصوصا در زمینه خدمات تخصصی، یک سازمان همواره وابسته به نیروهای خارج از سازمان خواهد بود. لذا یک سازمان هیچگاه نسبت به برنامه‌ریزی برای ارتقا اعم از جذب نیروهای متخصص یا آموزش نیروهای موجود اقدام اساسی صورت نخواهد داد.
این گونه جلب خدمات تخصصی شبیه به میدان فرستادن بازیکنی قرضی، که حتی در استادیوم نیز حضور نداشته وسط مسابقه برای تغییر نتیجه است. در این گونه شرایط بازیکن اعزامی نه از تاکتیک‌های تیم خودی خبر دارد و نه از جایگاه خود در زمین بازی!
ناهماهنگی و اصطکاک بین نیروها
در شیوه مرسوم برون‌سپاری در بسیاری از سازمان‌های ایرانی، برخی از نیروهای خارج از سازمان (موسوم به نیروهای شرکتی) همچون کارمندان تمام وقت در سازمان مستقر بوده و دوگانگی در رفتارهای سازمان با این دو گروه،از جنبه‌های مختلف خصوصا از جنبه حقوق و مزایا و امور رفاهی موجب اصطکاک بین نیروها خواهد شد.
پدیده موسوم به نیروهای شرکتی که شیوه غلطی بوده و مشخص نیست کدام یک از مزایای برون سپاری را دنبال می‌کرده، هم اکنون به معضلی برای نظام اداری کشور تبدیل شده است.
افزایش هزینه‌های تمام شده
اگرچه در ابتدا یکی از انگیزه‌های برون سپاری خدمات کاهش هزینه‌ها می‌باشد، در صورت فقدان برنامه‌ریزی و پیش‌بینی صحیح هزینه و مدیریت ناکارآمد بر خدمات ارجاعی به خارج از سازمان، در خاتمه کار، هزینه‌های تمام شده بسیار هنگفت خواهد بود. به همین دلیل بسیاری از شرکت‌ها در بازنگری شیوه‌های خود، و ارجاع خدمات به واحدهای درون سازمان، مبالغ قابل توجهی صرفه‌جويی کرده‌اند.
برای نمونه، یک شرکت آمریکايی هزینه خدمات حقوقی خود را که توسط یک موسسه حقوقی صورت می‌گرفت و سالانه بالغ بر ۲۶ میلیون دلار بود، با تغییر شیوه و انجام خدمات حقوقی در درون سازمان، در یک دوره پنج ساله به ۵ میلیون دلار کاهش داد.
(البته باید توجه داشت که صرفا کاهش هزینه ها، هنر مدیریت نیست، بلکه هنر یک مدیر وقتی جلوه می‌کند که با کاهش هزینه‌ها خدمات مطلوب‌تر برای یک سازمان به‌دست آورد.)
جمع‌بندی
مسوولان اجرايی برای انجام خدمات مورد نیاز خود سه شیوه را پیش روی دارند.
- انجام کامل فرآیند یک خدمت معین در درون سازمان(In House Services)
- برون سپاری کامل یک خدمت معین (Out Sourcing)
- استفاده تلفیقی از دو شیوه فوق
مدیران عالی یک سازمان درانتخاب هر یک از این سه شیوه باید چند قاعده را در نظر داشته باشند.
- مسوولیت و تبعات نهايی نتایج خدمات صورت گرفته با هریک از این سه شیوه به آنها برمی‌گردد.
- باید قبل از انتخاب هر یک از این شیوه‌ها گزارشی از هزینه و فایده هر یک از این شیوه‌ها را در اختیار داشته تا بتوانند تصمیم صحیح را اتخاذ کنند.
- قبل ازبه اجرا گذاشتن هر یک از این سه شیوه، باید ساختار سازمانی مناسب برای هر شیوه را درون سازمان خود طراحی نمایند.
باید در نظر داشت هیچ ساختار سازمانی واحدی که بتوان عینا برای همه شرکت‌ها پیاده کرد وجود ندارد، وموضوع فعالیت شرکت، حجم خدمت مورد نیاز و عوامل دیگر درون و برون سازمانی در طراحی ساختار سازمانی باید در نظر گرفته شود.
متاسفانه بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها در کشور ما دچار نوعی بیماری شبیه به مونگلیسم شده‌اند، (من مایلم این پدیده را «مونگلیسم سازمانی (Organizational Mo ngolism)l بنامم).
علائم این بیماری به این صورت بروز می‌کند که یک سازمان به‌رغم رشد فیزیکی، از لحاظ سازمانی به بلوغ نرسیده اند به طوری که بعضا به‌رغم به‌کارگیری ابزارهای مدرن و پیشرفته و حتی نرم افزارهای اداری – مالی با هزینه‌های بالا،(که بعضا فقط در سازمان‌های توسعه یافته مورد استفاده قرار می‌گیرد)، شاهد ارتکاب حرکات کودکانه از چنین سازمانی می‌باشیم،به طوری که سازمان حتی قادر به اداره امور جاری خود نمی باشد. در چنین وضعیتی همانگونه که یک فرد بزرگسال ممکن است فاقد بلوغ عقلی بوده و نیازمند قیم شود، یک سازمان (به‌رغم بهره مند بودن از کارکنان نخبه)، نیز ممکن است به دلیل فقدان بلوغ سازمانی نیازمند «قیم» شود.
صرفا کاهش هزینه ها، هنر مدیریت نیست، بلکه هنر یک مدیر وقتی جلوه می‌کند که با کاهش هزینه‌ها خدمات مطلوب‌تر برای یک سازمان به‌دست آورد
این اختلاف سطح بینش و دانش مدیریت بین یک سازمان بالغ و یک سازمان عقب مانده را می‌توان در مقایسه کارکردها به خوبی مشاهده کرد. برخی شرکت‌ها (غالبا در کشورهای صنعتی) از آنچنان نظام سازمانی پیشرفته و بلوغ بالای سازمانی برخوردار هستند که حتی با برون سپاری کل مجموعه مدیریت شرکت، خللی در فعالیت‌های آنها پدید نمی‌آید.
متقابلا در برخی از شرکت‌ها حتی با برون‌سپاری خدمات آبدارخانه و پیک، فعالیت‌های اصلی شرکت مختل می‌شود و تحت‌الشعاع قرار می‌گیرد.
در خاتمه این یادداشت یادآوری می‌كنم که برون سپاری خدمات یکی از شیوه‌های مدیریت است که استفاده از آن مستلزم در نظر گرفتن عوامل مختلفی است که بايد با دوراندیشی و شناخت کامل موضوع به کار گرفته شود.
برون سپاری Outsourcing – تفاوت پيمانكاري و برون‌سپاری
تفاوت بين پيمانكاري با برون‌سپاری در اين است كه در برون سپاری تجديد ساختار يك سري فعاليت‌هاي ويژه با استفاده از منابع بيرون از سازمان كه توانمندي‌هاي ويژه‌اي را دارا مي‌باشند صورت مي‌پذيرد، در حالي كه در پيمانكاري فرعي قسمتي از فعاليت‌هاي سازمان با كمك پيمانكار انجام مي‌شود و تجديد ساختاري صورت نمي‌گيرد.
سه تفاوت عمده بين برون‌سپاري و پيمانكاري
۱- در برون‌سپاري فعاليت از نوع بلند مدت و دو طرفه است در حاليكه روابط پيمانكاري، مقطعي مي‌باشند.
۲- معمولا فعاليت‌هايي توسط پيمانكار انجام مي‌شود كه سازمان در زمينه آن تخصص ندارد و بايد از خدمات بيروني استفاده نمايد. ولي فعاليت‌هايي كه به دلايلي غير از نبود تخصص مانند نداشتن ظرفيت، نداشتن صرفه اقتصادي به بيرون سپرده مي‌شود از نوع برون‌سپاري است.
۳- اتخاذ رويكرد برون‌سپاري معمولا به تجديد ساختار در سازمان مي‌انجامد ولي استفاده از خدمات پيمانكاري اين نتيجه را به دنبال ندارد.
