بهبود در سازمان با جمع اوري سازماندهي و گزارش داده ها
هنگامي كه مديريت ارشد Top Management تصميم مي گيرد در سازمان يك سيستم مديريتي Management System را طراحي و پياده سازي نمايد يكي از مهمترين فعاليت ها و مسئوليت هاي مديران آن سازمان، جمع اوري ، سازماندهي و گزارش دهي داده ها و اطلاعات در مورد فرآيندهاي تحت نظارت شان مي شود.
داده ها Data و اطلاعات Information جهت مشخص و مدون كردن وضعيت فعلي و درك چگونگي عملكرد فرآيند Process Performance و همچنين تعيين اقداماتي كه جهت كنترل ، تنظيم يا بهبود Improvement آن نياز است جمع اوري مي شود
جمع اوري داده ها Collecting Data
- براي اين منظور به خوبي صورت مسئله Problem را تعريف كرده وتنها بر روي چيزهايي كه نياز داريد يا الزامي است تمركز كنيد
- اطمينان حاصل كنيد كه داده ها معرف فرآيند مي باشد.بدانيد كه چه نوع داده يا اطلاعاتي را در اختيار داريد.داده ها، معمولا خودشان ابزاري را كه بايد مورد استفاده قرارگيرد يا روشي كه جهت نمايش آنها بايد بكار رود را مشخص مي كند
- درصورت لزوم داده ها را طبقه بندي Categorize كنيد
- سعي كنيد فرم هاي جمع آوري داده ها و اطلاعات درحد امكان ساده باشد
- داده هاي قبلي را – اگر در دسترس باشد – در ابتدا مورد توجه يااستفاده قرار دهيد. اينكار موجب بوجود آمدن مبنايي در باره عملكرد فرايند مي شود.
سازماندهي
- ابزاري كه جهت سازماندهي و گزارش داده ها و اطلاعات بايد مورد استفاده قراردهيد به نوع داده هاي كه در اختيارداريد و يا قصد داريد جمع اوري كنيد بستگي دارد
- داده ها مي توانند كلمات يا ارقام بوده و يا از طريق شمارش يا اندازه گيري بدست آيند.براي اين منظور و انتخاب مناسب ترين ابزار مي توانيد از جدول داده و ابزار كه در زير نشان داده شده است كمك بگيريد.
داده هاي آماري
الگوهاي پيش بيني كننده يا روند توزيع داده ها مي توانند با بهره گيري از شاخص هاي آماري تشريح و به كاربرده شوند اين شاخص ها عبارتند از
- شاخص هاي مركزي مانند ميانگين و ميانه
- شاخص هاي پراكندگي مانند دامنه تغييرات و انحراف استاندارد
