عارضه یابی

بهبود و پیشرفت لازمه سازمان ها و شرکت های امروزی است. سازمان ها هم از نظر ساختار درونی و هم از نظر نتیجه گیری و بهره وری باید خود را با شرایط روز تطبیق داده و کیفیت خود را روز به روز افزایش دهند. اما اشکال کار کجاست؟ چه ترفندهایی برای افزایش کیفیت بهره وری در سازمان ها وجود دارد؟

یکی از مهم ترین اصول و روش های بهبود در سازمان های امروزی این است بدانیم از کجا باید شروع کنیم. تکنیک عارضه یابی تکنیکی است که اگر به درستی از آن استفاده شود، می تواند تحلیل درستی از شرایط حال حاضر شرکت به مانشان دهد و تحولی بزرگ را برای هر سازمانی رقم بزند. در ادامه این مقاله قصد داریم تا بیشتر درباره این تکنیک قدرتمند صحبت کنیم.

عارضه یابی چیست؟

عارضه همانطوری که از اسمش پیداست، دلالت بر نقطه ضعف هایی دارد که باعث شده تا یک سازمان از قرار گرفتن در مسیر رشد باز مانده و یا سرعت رشد آن کمتر و کمتر شود. فارغ از موانع بیرونی موجود برای بهبود، عوامل درونی هم می توانند در ممانعت از رشد سازمان ها تاثیر گذار باشند. اما کدام شرایط و عوامل درونی سازمان شما، باعث ایجاد این توقف شده اند؟ این همان سؤالی است که مفهوم عارضه یابی را تعریف می نماید.

با عارضه یابی امکان شناسایی این نقطه ضعف ها برای سازمان ها وجود خواهد داشت. اجرای تکنیک ها بهبود و طی کردن ادامه مراحل عارضه یابی در نهایت می تواند منجر به بهبود و پیشرفت شده و نتایج را متناسب با تلاش های یک شرکت رقم بزند. پس اگر شرکت شما تلاش زیادی برای موفقیت نموده اما خروجی منطقی و لازم را ندارید، هر چه زودتر باید تکنیک عارضه یابی را در سیستم سازمانی خود به اجرا گذاشته و نتایج را بهبود بخشید.

اهمیت عارضه یابی در سازمان ها و شرکت ها

برخلاف گذشته که برای تغییر شرایط اقتصادی، اجتماعی و تکنولوژی های حاکم بر زندگی بشر نیاز به یک دهه یا بیشتر زمان بود، امروز شاهد عوض شدن درصد بالایی از این شرایط در طی یک سال هستیم. این وضعیت برای سازمان ها و شرکت ها نیز کاملاً صادق است و آنها نیز با تحولات زیادی روبرو هستند که اگر نتوانند خود را با شرایط جدید وفق داده و ملزومات جامعه کنونی را در مدیریت خود لحاظ نمایند، محکوم به شکست خواهند بود. شاخص های علمی و جانی زیادی برای تعیین وضعیت یک نهاد وجود دارد که با اندازه گیری آنها می توانید هم نقاط ضعف  و قوت خود را بدانید و هم شرایط را برای تقویت نقاط ضعف ایجاد کنید.

عارضه یابی مفهومی است که در این راه می تواند بالاترین کیفیت را برای شما ایجاد نماید. بدون استفاده از تکنیک های عارضه یابی نه فقط پیشرفت های آتی و اهداف پیش رو بلکه حتی حفظ وضعیت موجود نیز برای سازمان ها به خطر خواهد افتاد.

اهداف عارضه یابی

اهداف ناشی از این تکنیک را می توان در دو دسته مهم تقسیم بندی نمود. برخی از سازمان ها به خیال اینکه رشد مناسبی دارند، از استفاده از تکنیک های عارضه یابی غافل می شوند. همین مسئله در آینده می تواند نتایج آنها را تحت تاثیر قرار دهد. در دو دسته اصلی عارضه یابی برای پیشگیری از عیب های آینده و یا بهبود شرایط فعلی صورت می پذیرد. از این رو برای استفاده از مزایای عارضه یابی حتماً نباید منتظر خسارت های عارضه باشید.

در قدم اول هر سازمان با استفاده از روش های کاربردی مخصوص به خود می تواند آسیب ها و خطرات احتمالی را پیش بینی و برای عدم حادث شدن آنها برنامه ریزی نماید. یک نقطه شعف کوچک در قسمت کنترل کیفی محصولات یک شرکت می تواند درصد بالایی از نتایج آنها را تحت تاثیر قرار دهد. شناخت خطرات موجود و کنترل دائم آنها می تواند هر سازمانی را از این خطرات مصون نگه دارد. از این گذشته درک شرایط فعلی و شناخت دلایل عدم نتیجه گیری هم هدف اصلی عارضه یابی در سازمان ها است.

مراحل عارضه یابی

برای کاربردی تر شدن این مقاله قصد داریم تا مراحل عارضه یابی را به صورت کلی با هم مرور کنیم. البته این مراحل برای هر سازمانی بسته به نوع کارکرد آن می تواند تفاوت هایی نیز داشته باشد. با این حال به صورت کلی برای یک عارضه یابی اصولی باید از طریق زیر عمل نمود:

تشریح مسئله عارضه یابی

در قدم اول کاربر باید دلایل استفاده از این تکنیک را برای سازمان خود تشریح نماید. آیا برای پیشگیری از آسیب های احتمالی از این تکنیک استفاده می کنید؟ هدف شما از اجرای عارضه یابی در سازمانتان چیست؟ این ها و موارد بسیار زیاد دیگری می توانند از دلایل اقدام به عارضه یابی باشند.

انتخاب مدل عارضه یابی

مدل های بسیار زیادی برای عارضه یابی سازمان ها تعریف شده است که استفاده از هر کدام از آنها بسته به شرایط موجود سازمان خواهد داشت. دمینگ، EFQM، BSC، MBNQA، INQA و ویس بورد و تکنیکی موسوم به نوسازی که مدل بهینه مالکوم بالدریج می باشد از جمله مهم ترین تکنیک های اجرای عارضه یابی هستند که می توانید از آنها استفاده نمایید و با توجه به شرح مساله نظر یک مشاور خبره می توانید مدل مناسبی جهت عارضه یابی انتخاب کنید.

شناخت دلایل ایجاد عارضه

در قدم دوم یک سازمان باید، دلایل بروز چنین آسیب هایی را در وجود خود بررسی نماید. این قدم بسیار مهم بوده و شخص حتماً باید در تعیین این دلایل تجربه و تخصص کافی را داشته باشند.

تجزیه و تحلیل راه کارهای حل مسئله

در قدم سوم نوبت به بررسی روش های موجود برای حل عارضه می رسد. مسلماً هر نقطه ضعفی برای برطرف شدن راهکارهای مختلفی دارا می باشد. مسئولین هر سازمان بایستی عواقب و نتایج حاصل از همه این راه کارها را تجزیه و تحلیل نموده و بررسی کنند تا بهترین روش انتخاب گردد.

اقدام

در نهایت پس از آخرین مرحله عارضه یابی باید تغییرات حاصل اندازه گیری شده و اثر بخش بودن عارضه یابی بررسی شده تا در صورت لزوم اصلاحیاتی برای آن در نظر گرفته شود. جدی گرفتن این مراحل و تلاش برای از بین بردن عارضه مهم ترین اصلی است که هر سازمان و یا شرکتی باید از آن پیروی نمایند.