تاریخچه نظام آراستگی (۵S)

نظام آراستگی  محیط کار (۵S) بعد از جنگ جهانی دوم توسط ژاپنی ها مطرح و به کار گرفته شد. مدیران و صنعت گران ژاپن بعد از تصمیم گیری برای بازسازی صنایع خود بعد از جنگ، به دنبال ایده ها و راه کارهایی برای بهبود تولیدات و افزایش فروش محصولات تولیدی خود بودند که دعوت از دکتر ادواردز دمینگ توسط انجمن دانشمندان و مهندسین  ژاپن نیز یکی از اقدامات ناشی از همین تصمیمات بود تا جایی که تنها یک سال پس از حضور دکتر دمینگ آمریکایی در ژاپن یعنی سال ۱۹۵۱، جایزه دمینگ راه اندازی  شد و تا کنون هرساله این جایزه معتبر به بهترین صنایع  ژاپن اهدا می‌شود.

از دیگر اقدامات ژاپنی ها، گرفتن ایده ” خانه داری صنعتی” از برخی صنایع آمریکایی بود؛ در آن زمان کشور آمریکا که هر ساله خسارت های هنگفت جانی و مالی را به دلیل حوادث ناشی از کار در صنایع خطرساز خود پرداخت می کرد، طرحی تحت عنوان خانه داری صنعتی (Housekeeping) را برای صنایع مهمات سازی ؛ کبریت سازی ؛ داروسازی ؛ مواد غذائی و تجهیزات پزشکی اجرا نموده بود.

مفهوم (۵S)

۵S روش نظام‌ یافته‌ای برای ساماندهی و آراستگی محیط کاری و برقراری مقررات و استانداردها و حفظ نظم و انضباط لازم برای انجام صحیح کارها است.

 5S پنج اس اصولی ‌است که از کنار ‌هم قرار دادن ۵ کلمه ژاپنی که با‌ حرف S شروع‌ می‌شوند، شکل ‌گرفته است.

S1 – ساماندهی  Seiri
S2 – نظم و ترتیب  Seiton
S3- پاکیزه سازی  Seiso
S4- استانداردسازی  Seiketsu
S5- انضباط  Shitsuke

S1 : ساماندهی  Seiri

ساماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیرضروری، اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیرضروریها است. در دیدگاه « ۵S » ، ساماندهی امری دشوارتر از قراردادن اشیاء در گوشه‌ای می‌باشد و هدف ایجاد نظمی‌مطلوب و مناسب‌است. به منظور موفقیت در ساماندهی می‌بایستی به اولویت بندی پرداخت. به طور خلاصه این S به معنی جدا کردن آنچه ضروری است از غیر ضروری ها می‌باشد.

S2: نظم و ترتیب  Seiton

نظم و ترتیب عبارت‌است قرار‌دادن اشیاء در مکانهای مناسب و مرتب به نحوی‌که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده‌کرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بکار بردن اشیای مورد نیاز ، بدون انجام جستجوهای بیهوده. در نظام آراستگی محیط کار هنگامی‌که هر‌چیز با‌توجه ‌به کارکرد و در‌نظر‌گرفتن کیفیت‌ و ایمنی‌کار در ‌جای‌ مناسب و مشخص قرار‌داشته ‌باشد، محل‌کار همواره منظم‌ و‌ مرتب خواهد ‌بود.

بدین ‌منظور باید همه ‌وسایل، اقلام ‌و ‌فرمهای مورد نیاز را‌ که قبلا در‌s1  شناسایی ‌نموده و کارکرد هر‌یک از ‌آنها را نیز مشخص‌ نموده‌ایم را در‌ جای ‌مناسب قرار دهیم. به نحوی که با سرعت  و سهولت قابل دسترس باشند. به عبارت دیگر قرار دادن اشیا در بهترین مکان به بهترین طریق ممکن و امکان دسترسی به آن با حداکثر سرعت  (زیر ۳۰ ثانیه)

S3: پاکیزه سازی  Seiso

پاکیزه سازی عبارت است از دور ریختن زوائد و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی. به عبارت دیگر پاکیزه سازی نوعی بازرسی است. بازبینی و پاکیزگی محیط کار برای حذف آلودگی مورد تأکید در این بخش از نظام «۵S» قرار دارد. برخی از لوازم، تجهیزات و مکانها لزوماً باید بسیار پاکیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند. بنابراین لازم ‌است که آنها ‌را دقیقاً شناسایی ‌نموده و بر این ‌باور بود که پاکیزه ‌سازی تنها تمیز‌کردن محل‌کار و لوازم موجود در آن ‌نیست. بلکه پاکیزه سازی امکان انجام بازرسی و بازبینی را نیز بایستی فراهم آورد. به‌ عبارت ‌دیگر پیشگیری ‌از کثیفی و پاکیزه‌ نگه ‌داشتن مداوم محیط، اموال، افراد و حذف و یا کنترل آلودگی. همچنین یادآوری این ‌نکته که محل ‌کار خود ‌را همانند خانه خود ‌بدانیم.

S4: استانداردسازی  Seiketsu

استانداردسازی عبارت است از کنترل و اصلاح دائمی سازماندهی ، نظم ، ترتیب و پاکیزگی. تاکید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است. که با‌ استفاده ‌از چک‌ لیستهای ‌مناسب در نظام آراستگی محیط و استاندارد‌ کردن مقررات با استفاده ‌از نوآوری و‌ خلاقیت، محیط‌ کار‌ را به ‌نحوی استاندارد کنترل ‌نماید. بطوریکه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد ‌استفاده قرار گیرند.

S5: انضباط  Shitsuke

انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یک وظیفه خاص. در نظام آراستگی محیط کار نکته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این‌کار را باید از طریق آموزش شیوه‌های درست انجام‌کار به افراد و تمرین ‌دادن آنان در این ‌زمینه آغاز ‌نمود. همچنین این تمرینها  از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می پذیرد. به عبارت دیگر انضباط فرآیند تکرار و تمرین انجام یک کار است. مثلاً کاملاً ضروری است که رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یک عادت درست درآید.

خط مشی نظام آراستگی

خط مشی نظام آراستگی محیط کار بیانیه‌ای است که توسط مدیریت ارشد اتخاذ می گردد. در این بیانیه مدیریت تعهد خود را برای رسیدن به محیط کار آراسته بیان می کند.

ضرورت پیاده سازی سیستم آراستگی محیط کار

آیا می‌دانید دانشمندان و روانشناس‌ها بررسی کرده‌اند که اگر فردی با خستگی محیط‌کار خود را آشفته رها‌ کند، فردا صبح زمانی‌که باز‌می‌گردد و این ‌محیط را میبیند، خستگی دیروز دوباره در‌بدنش پدید ‌می‌آید. این موضوع اهمیت نظام آراستگی در سازمان‌ها را می‌تواند نشان بدهد. اینکه اجرای نظام آراستگی چقدر می‌تواند در بهره‌وری و افزایش آن موثر ‌باشد. ما بخواهیم یا نخواهیم از روی ظواهر مورد قضاوت قرار خواهیم‌ گرفت.

به‌ عنوان یک فرد در‌اجتماع با ظاهری آراسته یا با ظاهری ‌ژولیده نوع نگاه‌ها به ما متفاوت خواهد بود. نظم و زیبایی توام با سادگی ناشی از‌آن، از جمله فاکتورهایی است که حس خوب را به هر‌کسی منتقل می‌کند . حال در فضای کسب و کار نگاه‌ مشتری به ظاهر کسب ‌وکار ما چه‌ خواهد ‌بود؟ قطعا مشتری از‌روی ظاهر محیط‌کار درباره کیفیت خدمات و محصولات ما قضاوت می‌کند. (فرقی نمی‌کند کلینیک یا گاراژ تعویض روغن یا کارخانه تولید‌رنگ یا یک‌فروشگاه پوشاک باشیم)آراستگی ظاهری برای جلب نظر مشتری اولین و ساده ترین دلیل ضرورت اجرای سیستم آراستگی در محیط کار شماست.

دو عامل تاثیر گذار در اجرای نظام آراستگی ۵S

۱- اولین عامل تاثیر گذار، عوامل درون سازمانی است.

عامل درون سازمانی را می توان در موارد زیر بررسی کرد:

باور و تعهد مدیر ارشد:

پیاده سازی این سیستم و هر سیستم دیگری در سایه تعهد و باور مدیریت ارشد است. تا مادامی که مدیر ارشد از سیستم و رویه ای حمایت نکند، آن سیستم نمی تواند بخوبی پیاده شود. نظام آراستگی و ۵S هم از این مقوله مستثنی نیست.

باور، تعهد و حمایت مدیران میانی و سرپرستان:

تا زمانی که حمایت مدیر ارشد به قسمت های پایینی سازمان نفوذ نکند، باز شاهد اجرای صحیح سیستم نیستیم. تا زمانی که مدیران میانی علاقه و تمایل جدی به پیاده سازی الزامات نظام آراستگی نداشته باشند، نمی توان انتظار داشت که این سیستم بخوبی اجرا شود.

فرهنگ سازمانی:

فرهنگ حاکم در سازمان و جوی که بین کارکنان سازمان ایجاد شده است نیز یکی از مهمترین عوامل در اجرای صحیح و بهینه نظام آراستگی است. تا زمانی که کارکنان سازمان به این اعتقاد نرسیده باشند که نظام آراستگی و هر سیستم دیگری می توان برای کار بهتر موثر باشد، نباید انتظار یک اجرا خوب را داشت. البته در این فرهنگ سازمانی، مدیران سازمان نقش بسیار مهمی دارند.

توان مالی:

اجرا و پیاده سازی نظام آراستگی  5S مستلزم هزینه های مختلفی است و معمولاً این هزینه ها در برخی از سازمان ها، هزینه های بالایی می شود. سازمانی که خواهان اجرای پروژه های نظام آراستگی است باید توان مالی اجرای ۵S را داشته باشد.

مشارکت کارکنان:

یکی از مهم ترین عوامل تاثیر گذار در اجرای ۵S مشارکت و همراهی کارکنان سازمان است. تا زمانی که کارکنان سازمان با میل و رغبت و انگیزه، در اجرا ۵S مشارکت نداشته باشند، نمی توان یک نظام آراستگی مطلوب را به اجرا گذاشت.

پشتکار، پیگیری و مقبولیت مجری اصلی پروژه:

فردی که به سمت مجری و مسئول اجرای پروژه  5S گمارده می شود، باید پشتکار و پیگیری کافی برای اجرا را داشته باشد تا بتواند در زمان های مقرر کارها و اقدام ها را اجرایی کند و از طرفی این فرد با مقبولیت کافی نزد کارکنان سازمان را داشته باشد تا بتواند از همراهی تمام کارکنان سازمان بهره بگیرد.

بکارگیری صحیح روش های تشویق و تنبیه:

در راستای اجرای ۵S باید سیستمی نظامند برای تشویق و تنبیه وجود داشته باشد. برخی از کارکنان در اجرای  5S واقعاً همکاری می کنند و تمام تلاش خودشان را می کنند اما در مقابل برخی از اجرا وظایف محوله، امتناع می کنند. مسلماً دسته اول باید تشویق شوند و برای دسته دوم قوانین تنبیهی وجود داشته باشد.

۲- دومین عامل تاثیر گذار، عوامل فردی است.

عامل فردی را می توان در موارد زیر بررسی کرد:

شلختگی یا نظم شخصی:

اگر افراد سازمان بصورت خودکار، افرادی منظم باشند، سازمان راحت تر می تواند سیستم نظام آراستگی  5S را اجرا نماید تا زمانی که کارکنان یا بخشی از آنها کلاً افرادی شلخته و بی نظم هستند.

فعال بودن کارکنان:

اینکه آیا کارکنان سازمان فعال هستند و در اجرای ۵S  همکاری می کنند یا خیر در زمره موارد تاثیر گذار است. اگر کارکنان تنبل باشند، در روند اجرا خلل های زیادی وارد می شود.

روحیه مشارکت و کارگروهی:

اجرای  5S  نیازمند یک کار گروهی است. زمانی نظام آراستگی به خوبی اجرا می شود که کارکنان سازمان به صورت تیمی تلاش کنند تا الزامات و خواسته های ۵S پیاده سازی و اجرا شوند. اینکه کارکنان سازمان روحیه مشارکت و کارگروهی دارند یا خیر می تواند در سرعت پیشرفت کار تاثیر فراوانی داشته باشد.

توان علمی:

وجود کارکنانی که توان علمی بالایی دارند یا به یادگیری علاقه دارند می تواند در اجرا بسیار مهم و تاثیر گذار باشد. کارکنانی که با علاقه به دنبال یادگیری می روند و اصول نظام آراستگی را فرا میگیرند می توانند تاثیر مطلوبی در اجرا ۵S داشته باشند.

در کنار دو عامل بالا که به بررسی مفصل آنها پرداختیم عوامل دیگری هم در اجرای بهینه نظام آراستگی ۵S تاثیر گذار هستند. مانند عوامل بیرونی مانند فرهنگ شهر یا کشور، همکاری ارگان های دولتی و ارائه بسته های تشویقی، نظام سیاسی و … همچنین نوع کار و شکل سازمان هم یکی از عوامل تاثیر گذار است، مسلماً اجرای ۵S در یک سازمان خدماتی متفاوت از یک سازمان تولیدی است و همچنین نوع سیستم سازمان در اجرا بهتر ۵S می تواند تاثیر گذار باشد.

مدیریت دیداری در نظام آراستگی محیط کار۵S

ما روزانه از حافظه خود برای به یاد آوردن داده‌ها و اطلاعات و از تمامی حواس پنجگانه برای انجام فعالیت‌ها در واحد خود به بهترین نحو استفاده می‌کنیم، آنچه در این بین اهمیت دارد آن است که این حواس ایستا را به هوشیاری پویا تبدیل کنیم و آنها را در حالتی زنده و فعال نگه داریم. در این میان، حس دیداری ما یعنی بینایی، از اهمیتی ویژه برخوردار است.

چنین برآورد شده که ۶۰% تمامی فعالیت‌های انسانی، با بینایی آغاز می‌شود، البته ما از حس شنوایی و حس لامسه خود نیز بهره می‌گیریم واستفاده بهینه از آنها، به همان اندازه اهمیت دارد، اما حس بینایی، حس غالب است. به همین دلیل است که بعضی اوقات از آن به عنوان تبلور و تجسم آگاهی دیداری، یاد می‌شود.

رنگها و علائم در نظام آراستگی محیط کار۵S

وﻗﺘﯽ در ﺣﺎل اﺳﺘﻘﺮار ﻧﻈﺎم آراﺳﺘﮕﯽ محیط کار۵S  ﻣﯽ ﺑﺎﺷﯿم ﯾﮑﯽ از اﻗﺪاﻣﺎت اﺳﺎﺳﯽ ﮐﻪ اﻧﺠﺎم ﻣﯽ دﻫﯿم اﺳﺘﻔﺎده از رﻧﮓها، علائم در نظام آراستگی محیط کار ﻣﯽ ﺑﺎﺷﺪ. اﮔﺮ ﺑﻪ‌رﻧﮓها، علائم و ﮐﺎرﺑﺮد ‌آنها در ﻧﻈﺎم‌آراﺳﺘﮕﯽ ﺗﻮﺟﻪ‌ﺷﻮد آﺛﺎر و ﺑﺮﮐﺎت ﺑﺴﯿﺎری در‌سازمان‌ﺷﻤﺎ ﺧﻮاﻫﺪ ‌داﺷﺖ و ﺑﻬﺮه‌وری‌تان ﺑﺴﯿﺎر‌زﯾﺎد ﺧﻮاﻫﺪ ‌ﺷﺪ. وﻟﯽ ﻣﺘﺎﺳﻔﺎﻧﻪ اﯾﻦ اﻣﺮ در ﺑﺴﯿﺎری از ﺻﻨﺎﯾﻊ ﺟﺪی ﮔﺮﻓﺘﻪ ﻧﺸﺪه و ﺑﯿﺸﺘﺮ ﻣﻮاﻗﻊ ﺳﻠﯿﻘﻪ اﻓﺮاد در اﯾﻦ ﻣﻮارد ﺣﺎﮐﻢ اﺳﺖ. وﻟﯽ ﻣﻄﻤئن ﺑﺎﺷﯿﺪ ﮐﻪ ﺷﻤﺎ در‌ﺻﻮرﺗﯽ ﻃﺒﻖ اﺳﺘﺎﻧﺪارد‌ﻫﺎی ﮔﻔﺘﻪ‌ ﺷﺪه ﻋﻤﻞ ‌ﻧﮑﻨﯿﺪ. نه‌ تنها ﻫﺰﯾﻨﻪ ﺧﻮد ‌را دور ‌رﯾﺨﺘﻪ‌اﯾﺪ ﺑﻠﮑﻪ ﺑﻬﺮه‌وری ﮐﺎر‌ﺧﻮد را ﻧﯿﺰ ﭘﺎﯾﯿﻦ‌ آورده و ﺧﻮدﺗﺎن ﺑﺎﻋﺚ ﻧﺎﺑﻮدی ﮐﺴﺐ ‌و‌ﮐﺎر ﺧﻮدﺗﺎن ﺧﻮاﻫﯿﺪ ‌ﺷﺪ.

ساماندهی محیط کار

همان‌طور که می‌دانیم اولین مرحله از نظام آراستگی محیط کار، Seiri یا ساماندهی است .

برای ساماندهی محیط کار مراحل زیر را انجام می دهیم:

گام اول :

به اتفاق همکاران ، نگاهی به اطراف  محیط کاری خود بیندازید و اقلامی را که برای کار شما غیرضروری است، بیابید.

گام دوم :

 مدیریت تفکیک و جداسازی (معیارهای ساماندهی) را به کار ببندید.

 خلاصه‌ای از این معیار ها در جدول زیر آمده است:

گام سوم:

به اطراف محیط کاری خود نگاهی بیاندازید و عمل زدن برچسب قرمز را انجام دهید.

Red Tag  چیست ؟

برای ساماندهی محیط کار از برچسب قرمز یا  Red Tag  استفاده  می‌کنند . یعنی روی کلیه وسایل  غیرضروری برچسب قرمز می‌چسبانند. با گذشت زمان، اگر وسیله‌ای مورد نیاز قرار بگیرد برچسب آنرا برمی‌دارند . پس از مدتی هر چیزی که برچسب قرمز روی آن باشد ، باید از محیط دور شود.

گام چهارم :

روش اجرایی از دور خارج کردن را مشخص کنید :

• همیشه گوشه و کنارهای محیط کاری خود را بررسی کنید.
• مشخص کنید که چه کسی مسئولیت تأیید را به عهده دارد.
• اگر شیئی یا مدرکی قابل استفاده است ، آن را به واحد یا بخش دیگری انتقال دهید.
• مشخص کنید که اقلام مازاد بر نیاز مواد و منابع را به چه مکانی باید باز گرداند.
• اقلام مازاد و غیر قابل استفاده را دور بریزید یا به خارج از سازمان بفروشید.

آیا می دانید یک میز کار آشفته مساوی است با:

• پائین بودن بهره وری
• از دست دادن فرصتها و مهلت های انجام کار
• جستجوی دیوانه وار برای اطلاعات گم شده
• ساعتهای طولانی کار
• افزایش اضطراب و پریشانی
• از دست دادن روحیه
• حواس پرتی های ناخواسته
• مشکلات غیره منتظره

نکته بسیار مهمی که باید اشاره کرد این است که در پاره ای از موارد یک شیء ، غیر ضروری و زائد نیست ، بلکه به دلایل دیگر و به ویژه کمبود فضا ، زائد و مزاحم به نظر می رسد.

اقدامات لازم برای  پیاده سازی 5S

گام نخست پیاده سازی۵S  تعریف مسولیتها :

در گام‌ اول از اقدامات پیاده‌سازی ۵S ، تعیین میشود که هر‌یک از‌مسئولیتها بر‌عهده کدام ‌یک از بخشهای سازمان می‌باشد.

گام دوم پیاده سازی ۵s  تشکیل کمیته ۵s

اعضای کمیته  5S به این صورت انتخاب میشوند : از هر‌ بخش یک نفر مسئول اجرای مصوبات کمیته در بخش محل ‌فعالیت خود می‌شود. و در ضمن یک ‌نفر بعنوان دبیر‌کمیته مسئول انجام کارهای اداری می‌شود.

گام سوم پیاده سازی  5S اجرا  :

این گام معمولا شامل پنج فاز می باشد.

فاز اول گام اجرای پیاده سازی  5s

در فاز اول هر‌فرد باتوجه به محل کار خود لیستی از کلیه اقلام موجود و همچنین ضروری و غیر ضروری بودن هر یک را مشخص کرده و در فرمی به نام فرم اقلام موجود وارد میکند.
سپس کار تفکیک اقلام صورت میگیرد.قسمتی از محل‌کار (سوپر‌مارکت) بعنوان اقلام غیر‌ضروری تعیین میشود و اقلام تا تعیین‌ تکلیف اقلام غیر‌ضروری(دور ریختن،تعمیر،فروش و…) در آن محل باقی می‌مانند.

فاز دوم گام اجرای پیاده سازی  5S نظم وترتیب

در مرتب سازی و اجرای فاز نظم و ترتیب به نکات زیر توجه میشود :

 برای انبار کردن و ذخیره کردن اقلام ، از روش FIFO استفاده گردد.) اولین وارده اولین صادره(
•    برای هریک از اقلام ، مکان مشخصی در نظر گرفته شود.
•    کالا ها، اقلام و محل قرار گرفتن آنها باید به صورت سیستماتیک برچسب گذاری شود.
•    اقلام و اشیاء طوری قرار گیرد که با صرف حداقل زمان ممکن ، قابل دسترسی باشد.
•    اقلام و اشیاء طوری قرار گیرد که به آسانی قابل دسترسی باشد.
•    وسایل و ابزار ویژه و خاص از وسایل عادی مجزا نگهداری شوند.
•    ابزار و وسایلی که مرتبا مورد استفاده قرار می گیرند در نزدیکی کاربران قرار گیرد.

فاز سوم گام اجرای پیاده سازی ۵S  پاکیزه سازی

قبل‌از مرتب‌سازی و جایگذاری اقلام ابتدا می‌بایست نظافت اساسی و پاکیزه‌سازی اساسی در کل ساختمان صورت پذیرد. پس‌از انجام پاکیزه‌سازی کلی و قرارگرفتن اقلام بر سر جای خودپاکیزه‌ سازی جزیی به صورت برنامه روتین هفتگی صورت خواهد پذیرفت.

پاکیزه سازی کلی
برای اجرای پاکیزه سازی کلی ، محیط کار به صورت کلی ارزیابی و موارد آلودگی ، خرابی ، شکستگی ، نشتی ، فرسایش و…. شناسایی و اعلام میشود. مسئول انجام ارزیابی محیط توسط کمیته  5S مشخص میشود.
فرد یا افراد مسوول اقدام به بازبینی از قسمتهای مختلف نموده و طی گزارشی موارد خرابی را به این کمیته گزارش می دهد. در جلسه کمیته ۵S این گزارش بررسی و صورت جلسه ای جهت رفع عیب موارد اساسی مشخص می گردد .
پاکیزه سازی جزیی و روزمره
گروه خدماتی ، به صورت روزمره اقدام به انجام فعالیتهای پاکیزه سازی  ( شامل : سرویس بهداشتی ، معابر لوازم اداری و کامپیوترها و … ) جهت حفظ پاکیزگی و نظافت محیط می نمایند.

فاز چهارم گام اجرای پیاده سازی  5S استاندارد سازی

• برای کلیه اتاقهای ساختمان کد‌گذاری یا شماره‌گذاری صورت‌گرفته و نام واحد یا اداره توسط تابلویی در بیرون ‌اتاق و کد ‌اتاق بر‌روی آن شناسایی می‌شود.

•    کد و نام هر اتاق به صورت تابلو راهنما تهیه شده و در محلهای عمومی نصب میگردد.

•    برای هر کدام از ساختمانها نقشه جانمایی تهیه شده و شماره اتاقها برروی آن مشخص گردیده و در محلهای عمومی نصب میگردد.

•    کلیۀ موارد و پارامترهای در نظر گرفته شده در جلسات کمیته راهبری به صورت مستند درآمده و درقالب دستورالعمل اجرایی ۵S  به کلیۀ واحدها ابلاغ می شود.

•    از علائم استاندارد برای علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص( در انبار مواد شیمیایی , تجهیزات با فشار کارکرد بالا … ) ، تجهیزات خاموش کننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنمای از سیستم اطفای حریق، تابلوهای سیگار کشیدن ممنوع … ) استفاده می شود.

فاز پنجم گام اجرای پیاده سازی ۵S انضباط

ایجاد انضباط و نهادینه‌کردن آن در‌مجموعه از طریق آموزش شیوه‌های درست انجام‌کار به افراد و تمرین‌دادن آنان در این زمینه صورت می‌پذیرد. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می‌پذیرد.

مشکلات اجرای ۵S

موانع و مشکلات اجرای نظام ۵S  که عمده ترین موانع و مشکلات عبارتند از :

•    عدم آموزش کافی کارکنان جهت اجرای صحیح سیستم.

•    عدم شناخت کافی از این نظام و توانائیهای آن و عدم حمایت لازم مدیران ارشد.

•    عدم توجه به تداوم اجرای اصول ۵S و بلند مدت بودن اجرای آن.

•    ساده انگاشتن نظام ۵S و عدم بررسی عمیق آن.

•    تصویر و برداشت ناصحیح از هزینه بر بودن اجرای این نظام در اوایل اجرای آن.

با وجود مشکلات فوق الذکر پیاده سازی اصول ۵S با کمک متخصصین و مشاورین تیم

 5S-system بسیار ساده بوده و به محض قدم نهادن در آن، مراحل بعدی با کیفیت مطلوب تر قابل اجرا می باشد.

مزایای اجرای نظام آراستگی ۵S

•    جلوگیری از انباشته شدن ضایعات.

•    افزایش درآمد ناشی از فروش به موقع و مقرون به صرفه ضایعات صنعتی به علت تفکیک کردن آنها.

•    استفاده از قفسه بندی و ارتفاع در چیدمان مواد و صرفه جویی در سطح اشغال محیط کار.

•    جلوگیری از آتش سوزی، احتراق، انفجار، سقوط اجسام و سایر حوادث مشابه در اثر کاهش تراکم مواد زائد و ضایعات و مراقبت از آنها.

•    جلوگیری از دور ریختن مواد، قطعات سالم به همراه ضایعات و زوائد.

•    جلوگیری از گم شدن و یا مخفی ماندن، مواد، قطعات و ابزار در هم با یکدیگر در اثر انباشت نامنظم آنها.

•    سهولت در رفت آمد لیفتراکهای دستی و لیفتراکها در محیط کار.
•    نمایان بودن قطعات، ابزار و مواد در قفسه ها و جلوگیری از پنهان شدن آنها از چشم.
•    جلوگیری از هر گونه نشت آب، روغن، گاز، باد و سایر مواد به منظور ایجاد ایمنی و جلوگیری از ضایع شدن و نیز صرفه جویی در انرژی.
•    پاکیزگی سطح محیط کار و جلوگیری از لغزیدن کارکنان و زمین خوردن آنها و بروز حوادث در حین کار.
•    رنگ آمیزی مرتب محیط کار و ماشین آلات و نیز تجدید خط کشی ها.

•    ایجاد فرهنگ پیشگیری به جای تعمیر.

•    رعایت بهداشت، سلامتی و ایمنی کارکنان.

•    کاهش خستگی و آزردگی های ناشی از کار در محیط شلوغ ، نامطبوع و حادثه ساز.

•    انجام خانه تکانی های روزانه ، هفتگی ، فصلی و سالانه توسط کارکنان به منظور مشارکت عمومی در آراستگی.

•    آمادگی مستمر و لحظه ای محیط کار برای بازدیدهای غیر مترقبه مشتری و هر بازدید کننده مهم دیگر از محیط کار.

عوامل موفقیت اجرای نظام  5S

برخی از عوامل موثر در اجرا و پیاده سازی موفق نظام آراستگی ۵S  عبارتند از:

•    حمایت و پشتیبانی کامل و قاطع مدیریت ارشد و تاکید بر آگاهی کامل آنها از نظام آراستگی ۵S

•    بستر سازی ، زمینه سازی و فرهنگ سازی مناسب در این زمینه.

•    آموزش مستمر در کلیه سطوح(مدیران ارشد، میانی و کلیه کارکنان) جهت توجیه اهداف، منافع و استاندارد‌ها و مکانیزم عملکرد در نظام ۵S

•    انتخاب افراد آگاه و دلسوز، علاقه مند و پیگیر برای مسئولیت های اجرایی نظام ۵S

•    مستمر بودن و تداوم اجرای نظام ۵S

•    تهیه دستورالعمل‌های اجرایی ، چک لیست‌های ارزیابی و ممیزی و انجام ارزیابی های دوره ای. برای بهبود روش های پیاده سازی و افزایش اثر بخش نظام آراستگی ۵S

•    تهیه و اجرای روش های تشویقی و تنبیهی مناسب در جهت اجرای موفق تر نظام آراستگی ۵S

•    تعهد مشارکت مداوم مدیر ارشد و حمایت کامل مدیریت ارشد.