چگونه حجم کاری را سازماندهی کرده و زمان بیشتری در روز داشته باشیم
مقدمه
اغلب صاحبان تجارت، با فعالیت‌هایی که مي‌تواند آنها را در آن واحد در جهت‌های مختلف هدایت کند، آشنایی زیادی دارند. اما‌اين فعالیت‌ها مي‌تواند فکر و تمرکز را پراکنده سازد و شما را از نظر روحی و جسمي خسته کند و در انتهای روز حتی معلوم نیست که آيا واقعا کار مفیدی انجام داده‌اید یا نه.
در چنین حالتی اولین کاری که بهتر است انجام دهید،اين است که دست از کار کشیده و نفس عمیقی بکشید. شما وارد تجارت نشده‌اید تا به فردی مضطرب تبدیل شوید. بلکه هدفتان‌اين بوده که کاری را که دوست دارید انجام دهید و همه چیز را در کنترل داشته باشید، اما برای آنکه خود شما همه چیز را تحت کنترل درآورید، نیاز به تمرکز بر روی کارهایتان دارید و کلید حفظ‌اين تمرکز چیزی نیست جز مهارت در مدیریت زمان.
همه افراد به یک اندازه زمان دارند و به همه آنها ۲۴ ساعت در شبانه روز داده شده است و چه در آمریکا باشید چه قطب شمال، زمان مي‌گذرد. مهارت‌های مدیریت زمان به شما‌اين امکان را مي‌دهد تا حداکثر استفاده را از دقایقتان ببرید. در کنترل داشتن‌اين مهارتها، شما را به یک ماشین کارآ، پربار و موثرکننده زمان تبدیل مي‌نماید. بگذارید نگاهی به روش‌هایی که مي‌توان توسط آنها حجم کاری را کم کرده و زمان هرچه بیشتری را در روز به دست آورد، بیندازیم.
مروری بر فهرست
اولین کاری که باید انجام دهید، نگاه کردن به فهرست کارهای روزانه تان است. آيا لیست‌تان زیادی طولانی یا بلندپروازانه است؟ کارهای بیهوده و اضافه را قلم بکشید و تنها اموری که حتما باید به آنها بپردازید را نگاه دارید، آنها را طبق اهمیتی که دارند از بالا به پایین مرتب نمایید و همان طور که روزتان پیش و مي‌رود، مرتب به لیست‌تان رجوع کنید. انجام چنین کاری به شما‌اين انگیزه را مي‌دهد که کارهای لیست شده را به اتمام رسانید. اگر هم کارهای دیگری که در لیست‌تان نبود پیش آمد، آنها را در لیست روز بعد قرار دهید.
بسیاری از افراد، امور شخصی و فعالیت‌های مربوط به کارشان را در یک لیست قرار مي‌دهند؛ اما متخصصان توصیه مي‌کنند که‌اين دو لیست از یکدیگر مجزا باشد.
برنامه‌ریزی روزانه
همانطور که در حال برنامه ریزی برای روزتان هستید،اين دو سوال را از خودتان بپرسید: مهم‌ترین کاری که امروز باید انجام دهم چیست؟ و چگونه قرار است تا از‌اين کار پول به دست آورم؟ و به همین منوال لیست‌تان را اولویت‌بندی کرده و برای هر کاری مهلتی تعیین نمایید. اگر یکی از کارهای لیست‌تان در یک روز تمام نمي‌شود، آن را به قسمت‌های کوچک‌تری تقسیم نمایید. تحقیقات نشان داده است که افرادی که از یک لیست اولویت‌بندی شده، با زمان مشخص برای انجام هر کار استفاده مي‌نمایند، به مراتب کارآتر و مولدتر مي‌باشند.
یادداشت کردن کارها
اشتباه رایج در‌اين میان، به خاطر سپردن همه کارها به جای یادداشت کردن آنها است. سعی کنید تا همیشه دفترچه‌اي همراه خود داشته باشید تا بتوانید لیست کارهای روزانه را چک کرده و آنها را تغییر داده یا بازبینی نمایید. روش دیگر استفاده از دستگاه ضبط صدا برای ضبط و ثبت کردن برنامه‌هایی است که در سر دارید.
از سیستم مدیریت زمان استفاده نمایید
سیستم مدیریت زمان شامل نرم‌افزارهایی مانند کامپیوترهای جیبی یا نمونه‌های مدیریت زمان است. اين سیستم‌ها مخالفان و موافقانی دارد. از جهتی بسیار کارآ و موثرند و اکثرشان دارای امکاناتی هستند که نه تنها سازماندهی امور شما را حفظ مي‌نمایند، بلکه قرارهای مهم را نیز به شما یادآوری مي‌کنند.
عادت‌های بد خود را مشخص کنید
لیستی از عادات بد و حالاتی که زمان را از شما مي‌ربایند، تهیه کنید. از چه راههایي ممکن است که اهداف خود را خدشه دار کرده و مانع از موفقیت خود شوید؟ پاسخ‌اين سوال مي‌تواند شما را متعجب نماید. یک تلفن پنج‌دقیقه‌اي به یکی از خویشاوندان یا دادن یک پیام کوتاه ده دقیقه‌اي به یکی از دوستانتان، مي‌تواند به ساعات تلف شده شما در طول یک ماه اضافه نماید. پس از مشخص کردن اين گونه موارد، تصمیم بگیرید تا آنها را یکی یکی حذف نمایید.
ارتباط موثر
تکنولوژی در عین حال که کمک بزرگی در به انجام رساندن کارها محسوب مي‌شود، اما مي‌تواند باعث اتلاف وقت نیز بشود. افراد زمان زیادی را صرف گشتن در‌ايمیل‌هایشان و پاسخ دهی به آنها یا مکالمه با دیگران از طریق فرستادن اس‌ام‌اس مي‌نمایند. بعضی اوقات بهتر است به جای فرستادن ايمیل‌ها و اس ام اس‌های بی‌پایان، تلفن را برداشته و با شخص مورد نظر تماس بگیریم.
از پرداختن به کارهای اجتماعی در ساعات کاری بپرهیزید
پرداختن به امور اجتماعی مي‌تواند انجام هر پروژه‌اي را به تاخیر بیاندازد. باید آموخت هنگامي که یکی از اعضای خانواده یا دوستان، قصد دارند تا در محیط کار با شما صحبت نمایند، باید به آنها بگویید که در ساعات کاری قادر به انجام‌اين کار نیستید. حتی اگر در خانه کار مي‌کنید، باید محکم باشید و به‌دور از بی‌احترامي بگویید که الان زمان خوبی برای صحبت کردن نیست.
پروژه خود را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید
انجام یک پروژه بزرگ به نظر ترسناک مي‌آید، اما اين طور نیست. پروژه بزرگ خود را به مراحل و قسمت‌های کوچک تقسیم نمایید و انجام هر مرحله را اولویت‌بندی کنید.
از زمان اوج انرژی و کارآیی خود استفاده نمایید
هر یک از افراد زمان خاصی را برای انجام بهتر کارهایشان دارند. برای برخی اولین مساله هنگام صبح، انجام کارهایشان است و برخی دیگر در طول عصر یا بعدازظهر احساس سرزندگی بیشتری دارند. هنگامي‌که در اوج سرزندگی و نشاط هستید، انرژی خود را بر کارهای مهم متمرکز نمایید.
درخواست کمک کنید
همه ما در برخی از مراحل کار زندگی نیاز به کمک داریم. روش‌های زیادی برای کمک گرفتن وجود دارد که بستگی به شرایط شما دارد. شاید شما در حسابداری یا امور چاپ نیاز به کمک دارید. شاید بتوانید در انجام کارهایی که میلی به انجام آنها ندارید، از دستیار مجازی استفاده نمایید یا یک مستخدم برای انجام امور خانه‌اتان استخدام کنید. حتی مي‌توانید از همسر و فرزندان خود بخواهید در برخی کارها مانند پست کردن، به شما کمک نمایند. کارهای کوچک خود را به دیگران بسپارید تا خودتان بتوانید بر روی کارهایی که بهتر انجام مي‌دهید، تمرکز نمایید.
نه گفتن را بیاموزید
یاد گرفتن‌اين که چگونه به پروژه‌ها و کارهایی که باعث اتلاف وقت شما مي‌شوند نه بگویید، به همان اندازه که بدانید چه موقع درخواست کمک نمایید، اهمیت دارد. برای برخی افراد «نه» سخت‌ترین کلمه برای گفتن است. اگر مي‌خواهید موفق باشید، مجبور خواهید بود که آن را تمرین کرده و از آن استفاده کنید.
زمان خود را ارزیابی کنید
ايده خوبی است که ببینید چگونه زمان خود را سپری مي‌نمایید. دفترچه‌اي از کارهایی که در طول یک هفته انجام مي‌دهید، در اختیار داشته باشید. اين کار تصویر بهتری از‌اينکه چگونه زمان خود را سپری مي‌کنید به شما مي‌دهد و مواردی را که وقتتان را بیهوده تلف مي‌کنید، مشخص مي‌نماید.
با خود صحبت کنید
هیچ مساله‌اي نیست اگر با خود صحبت نمایید. در واقع اغلب روانشناسان و مشاوران چیزهایی را به شما مي‌گویند که شما از قبل جواب همه را مي‌دانید. هر وقت در مورد کاری که باید انجام دهید اطمینان نداشتید، کافی است از خود بپرسید، «مفیدترین استفاده‌اي که مي‌توانم در حال حاضر از زمانم ببرم چیست؟»
فوریت در مقابل اهمیت
یک کلید اساسی در مدیریت زمان آن است که امور مهم، همیشه فوری نیستند و امر فوری همیشه مهم نیستند. توانایی در تشخیص‌اين دو مساله از یکدیگر، موضوع مهمي در مدیریت زمان است.
از به هم ریختگی بپرهیزید
چیزهای زیادی که روی میز و دور و بر شما وجود دارند، مي‌توانند گیج‌کننده باشند. برای مثال پرونده‌ها را داخل قفسه فایل‌ها یا کشوی میزتان قرار دهید. نگذارید انباری از کاغذ روی میز یا زمین بماند. مجله‌ها را دسته بندی کنید و آنهایی را که دیگر لازم ندارید، اهدا نمایید.
