اثربخشی و کارایی برای بهبود و بهره وری
روش های توصیه شده و نسخه های تجویزی بسیاری برای بهبود وجود دارد و همانطور که می دانید تکنیک های گوناگون مدیریتی برای اداره کسب و کارها و توسعه و پیشرفت آن ها ایجاد شده اند . تعداد این روش ها بسیار زیاد شده اما در اثربخش و نتیجه مند بودن آن ها باید به دقت نگاه کرد و بررسی نمود .
مدیران بسیاری بنا به رسالت و وظیفه اصلی شغل مدیریتی خویش به جز پرداختن به فعالیت های روتین و اقدامات روزمره ، بایستی در پی بهبود دادن فرآیندها و فعالیت های واحد تحت مدیریت خود باشند . از مدیرعامل یک سازمان که بایستی عملکرد کل شرکت را به سمت توسعه و رشد رهنمون سازد گرفته تا مدیران واحدها . در این میان تمامی مدیران به کلیت امر بهبود ، آگاه و مسلط نیستند و درک شفاف و تصویر روشنی از فرآیند بهبود نداشته و عمدتا دست به اقدامات پراکنده ای می زنند که در بعضی مواقع به صورت درست و صحیح آن ها را به انجام می رسانند اما چون این فعالیت منسجم نمی باشد و در قالب فرآیندی یکپارچه و کامل صورت نمی گیرد ، اثربخش نبوده و آن مدیر و آن سازمان را به خواسته ها و اهداف خود نمی رساند .
همانطور که آگاهی دارید ، شرایط کنونی اقتصاد کشور، خاص و ویژه است و بیشتر از هر زمانی نیاز به مدیریت صحیح منابع جهت تولید محصولات و ارائه خدمات حس می شود . هر سازمانی که محصولی را تولید و یاخدماتی را ارائه می کند در صورت در نظر نگرفتن دو عامل اصلی اثربخشی و کارایی در اجرای فرآیندهای خود با وضعیت نابه سامانی روبه رو خواهد شد .
گران شدن انرژی در پی حذف یارانه های دولتی به آن ، جدی شدن زمزمه های پیوستن به قرارداد تجارت جهانی ، لغو معافیت ماده ۱۰۳ و بسیاری عوامل دیگر ، تنگناهای بی شماری را پیش روی واحدهای تجاری قرارداده است . برون رفت از این وضعیت برای سازمان هایی که از پیش خود را آماده نکرده اند و یا دست کم از هم اکنون کمربند خود رامحکم نکنند ، بسیار مشکل و چه بسا غیر ممکن خواهد شد . کم کم قوانین عرفی اقتصاد آزاد و اصول حاکم بر آن با همه بی رحمی ها و همچنین فرصت هایش ، خود را نشان می دهد . شرکتهای ضعیف ، حذف شده و یا توسط شرکت های قوی ، بلعیده می شوند .
دیگر آن زمان به سر آمده که با وجود خرابی های متعدد دستگاه ها و تجهیزات ، توقفات خط تولید ، درصد بالای ضایعات و دوباره کاری ، برگشتی زیاد از مشتری ، راندمان پائین تولید ، بازهم شرکت ها به مدد برخی مسائل غیر اقتصادی و به صورت باری به هرجهت و کج دار و مریز ، گذران امور می کردند .
دیگر نمی توان نسبت به شکایات مشتریان که ناشی از کیفیت پایین محصولات و یاخدمات پس از فروش می باشد ، بی تفاوت بود . بار مالی سنگین ضایعات و دوباره کاری را هیچ سازمانی هر چند پولدار و ثروتمند ، نمی توان تحمل کند . پایان داستان ادامه بی تفاوتی نسبت به این معضلات ، خوش نخواهد بود .
روزنه ها
چند کلمه طلایی و کلیدی مرتبط با بحث کنونی ما وجود دارد . در گذشته وردهایی توسط جادوگران قدیم خوانده می شد و پس از خواندن ورد و گذشتن چند ثانیه و مقداری دود ، تمایل و خواسته ی آن ها محقق می شد . کلمات ما هم جادویی هستند ، اما ما با گفتن این دو کلمه قدم در راهی می گذاریم که با تلاش و کوشش فراوان و بسیار باید در پی رسیدن به موفقیت بود .
بهره وری
ترکیب و همراهی دو عامل اثربخشی و کارایی را بهره وری می گوییم . بهره وری چند سال پیش در کشور بر سر زبان ها افتاد و جو سنگینی از بهره وری غالب گردید و موج آن به راه افتاد . سیلی از کنفرانس ها ، گردهمایی ها ، هم اندیشی ها ، همایش ها ، سمینار ها و غیره به راه افتاد . نتیجه اما در قبال این همه هیاهو ، چیزی نبود که قابل توجه و دندانگیر باشد . بر سر بهره وری همان آمد که بر سر سیستم های مدیریت کیفیت مانند ایزو ۹۰۰۱ ISO 9001 و ایزو تی اس ISO TS رفت . دیگر تکنیک ها و متدهای مدیریتی نیز به همین سرنوشت دچار شدند و پوسته ای بدون مغز از آن ها به وجود آمد و بر جای ماند و آنچنان گره ای از کار فروبسته سازمان های دولتی و شرکت های خصوصی که بازنکرد بماند ، و در اکثر موارد خود به عنوان هزینه ای اضافه در آمد که حاصلی جز پیچیدگی ، افزایش کاغذبازی و سند سازی و پریشانی نداشت .
از دیگر ابزارهای مدیریتی که ما دانسته و نداسته و خواسته و ناخواسته ، نتیجه ای از آن ها نگرفتیم می توان به تعالی سازمانی ، مدیریت استراتژیک ، مهندسی ارزش ، مدیریت دانش ، مهندسی مجدد و . . . را نام برد .
به هیچ عنوان ، قصدی برای سیاه نمایی و یا ترویج بدگمانی نسبت به مدیریت و شیوه های آن ندارم . تنها می خواهم که تلنگری را به خود و بقیه بزنم که سازمان های بسیاری از به کارگیری دانش مدیریت و روش های آن ، کسب و کارهای کوچک خود را به تجارت هایی غول آسا و بین المللی تبدیل کرده ند و ما علی رغم صرف هزینه های مالی و انسانی و وقت بسیار ، نتیجه ای شایسته نگرفتیم .
این بار اما شرایط متفاوت و حساس تر از همیشه است . سازمان ها همچون انسان ها ، تولد ، نوزادی ، کودکی ، بلوغ ، تعالی و البته مرگ دارند . در صورت ادامه بی تفاوتی به تکنیک های مدیریتی و عدم کاربرد آن ها و یا صرفا استفاده برای اسم و پرستیژ ، سازمان های خود را در لپه پرتگاه به سمت سقوط هل خواهیم داد .
هیچ کس خواسته و دانسته دست به این کار نمی زند . اما باید فکر ، نگاه و رویکرد خود را به گونه ای دیگر تبدیل کنیم . هدف ، بقا و در ادامه ، رشد ، توسعه و پیشرفت است . محصول گران و بی کیفیت دیگر مشتری ندارد . حتی اگر تنها تأمین کننده مشتری خود هستید و به این عامل تاکنون سرپا ایستاده اید ، مطمئن باشید رقیبی جدی ، برایتان پیدا خواهد شد .
پیامد طبیعی و حتمی رویکرد جدی به اثربخشی و کارایی یعنی همان بهره وری ، کاهش هزینه ها و در نهایت کاهش بهای تمام شده محصول و خدمات شما ، خواهد بود . در کنار بهبود کیفیت و ارائه محصول مرغوب و خدمات با کیفیت می توان امیدوار بود که از این وضعیت دشوار به سلامتی عبور خواهید کرد .
راه ، اما دشوار است اما گذشتن از آن ، غیر ممکن نیست .
اثربخشی و کارایی دو کلید واژه نخستین ما هستند . که در هر برنامه ریزی ، هر طراحی و هر تصمیم گیری باید رد و اثر این دو عامل دیده شود . به عبارت ساده باید کار درست را انتخاب و تعریف نموده و آن را به صورتی درست و صحیح انجام داد . باید با شناخت و درک صحیح و بر مبنای داده ها و اطلاعات واقعی و موثق ، هدفی مناسب را انتخاب نمود . هدفی که درصورت تحقق ، نتایج مثبتی را برای سازمان در برداشته باشد . سپس باید طوری برنامه ریزی و اجرا نمود که از منابع بهترین استفاده به عمل آید تا آن هدف محقق گردد .
باید که درست هدف گیری کنید و پس از آن سعی کنید که تیرتان را بیندازید تا برهدف بنشیند . دوست عالم و گرامی ام می گفت که هدف اشتباه را انتخاب کردن و درست بر هدف زدن بسیار خطرناک تر از هدف صحیح را انتخاب کردن و تیر را با قدری خطا و دور از هدف زدن است . با یک مثال مناسب این امر را برایتان توضیح بیشتری می دهم .
جراح حاذق و بسیار ماهری را تصور کنید که بنا به دلایل پزشکی باید پای یک بیمار را قطع نماید . ایشان این عمل جراحی را که چهار ساعت طول می کشد در عرض دو ساعت و با مهارت و کیفیت تمام به انجام می رساند . کارایی این جراح به نظر شما چقدر است ؟ کارایی این عمل که توسط جراحی ماهر انجام شده ۲۰۰ درصد می باشد . در انتهای عمل به ناگهان پرستاری با شک و ترس می گوید که ببخشید آقای دکتر فکر می کنم که پای راست رو که سالم بوده به اشتباه قطع کردید ! باید پای چپ رو قطع می کردید ! عمق فاجعه را درک می کنید . حالا بگویید اثربخشی و تحقق هدف چقدر بوده است ؟ اثربخشی عمل ، صفر درصد می باشد .
دقت نمودید کارایی ۲۰۰ درصد و اثربخشی صفر درصد . این همان مسئله خطرناکی است که در بالا به آن اشاره کردیم . همانطور که متوجه شدید باید با مطالعه ، بررسی و شناخت کامل هدف گذاری کنید و سپس به دنبال اجرا و پیاده ساختن برنامه های دستیابی به آن اهداف باشید . کاملا دقت کنید و حواس خود را جمع نمایید که پای اشتباهی را قطع نکنید .
در سازمان شما ممکن است که این اتفاق بیفتد . مثلا برای سازمان این هدف را انتخاب نمایید که فروش و تولید را به مقدار زیادی افزایش دهید . با تلاش بسیار زیاد واحد بازرگانی و قسمت های بازاریابی و فروش ، سفارش های زیادی را جذب کرده و قراردادهای فروش با حجم بالایی را منعقد می کنید .
سپس خط های تولید جدیدی را را ه اندازی می کنید یا با خطوط فعلی تولید ، شیفت های کاری را افزایش می دهید . نیروی انسانی جدید استخدام می کنید . مواد اولیه با حجم متناسب با برنامه های تولید ، خریداری می کنید و . . . .
با انجام یک کار تیمی قابل تحسین ، حجم تولید و فروش را به میزانی که هدفگذاری کرده اید می رسانید . بسیار خوشحال هستید که به اهداف تعیین شده خود دست پیدا کرده اید ، اما . . .
محصولات تولید شده را تحویل مشتریان می دهید . پس از گذشت زمان توافق شده برای بهای محصولات و مبلغ قرارداد شده ، مطالبات شما از سوی مشتریان پرداخت نمی گردد . پیگیری های شما نیز راه به جایی نمی برد . مدیران شرکت های مشتری شما اظهار می کنند به دلیل عدم وجود نقدینگی و منابع مالی ، امکان پرداخت بدهی های شما را ندارند . روش های قانونی برای دریافت مطالبات وقت گیر است . ضمن آن که به وجهه و اعتبار شما صدمه زده و مشتریان کنونی و دیگران را نسبت به همکاری با شما بی میل می کند .
زمان پرداخت بهای مواد اولیه خریداری شده و دیگر هزینه ها مانند انرژی و غیره گذشته است . کارکنان سازمان نسبت به تعویق پرداخت دستمزدشان اعتراض می کنند . نقدینگی شما صرف هزینه های افزایش تولید شده .
حالا شما نمی دانید که چه بکنید ؟
با خود می اندیشید که هدف شما در افزایش تولید و فروش در این موقعیت و این شرایط بازار و اقتصاد، هدف مناسبی نبوده است . هر چند که شما به نحو عالی آن را اجرا کرده باشید .
هدف را درست انتخاب نکرده بودید ، اما دقیقا به وسط هدف زده اید .
مدیر موفق ، کاردان و لایق بودن و شدن به راحتی و آسایش نمی شود . اما شدنی است . مهارت شما در اجرا در صورتی که با دانش مدیریتی مناسب ، همراه شود دو بال اثربخشی و کارایی را به پرنده سازمان شما خواهد داد . دانش را خود با صرف زمان ، می توانید با مطالعه و آموزش به دست آورید و یا از دانش مشاوران زبده و کاربلد که تجربه های اجرایی موفقی دارند ، استفاده نمائید .
شركت فرايند بهبود پارسيان با اتكاء به تجربه ۱۵ ساله خود در زمينه مشاوره و آموزش سیستم‌های مديريتي و ساير خدمات مرتبط با استفاده از دانش و تجربه متخصصان و اساتيد دانشگاهي فعاليت می‌نماید. اين شركت با اجراي بيش از ۵۰۰ پروژه اجرايي در سازمان‌های ايراني و برگزاري بیش از ۱۰۰۰ دوره‌ای آموزشي مختلف، همكاري خود با گروهي از مشاوران بین‌المللی و اساتید دانشگاهی از سال ۱۳۸۳ شروع نموده است و آماده ارائه خدمات مشاوره به مدیران موفق در حوزه بهره وری، بهبود، اثر بخشی، استانداردهای مدیریتی و … می باشد.
