ده قدم اخذ گواهینامه ایزو
دستیابی به گواهینامه ایزو ، استاندارد های مدیریتی نظیر ایزو ۹۰۰۱ یا ایزو ۱۴۰۰۱ بنظر دلهره آور می آید .
این مقاله به کسانی که می خواهند ایزو را استقرار دهند کمک می نماید ، مراحل پیاده سازی ایزو و اخذ گواهینامه ایزو را قدم به قدم تشریح می گردد.
ده قدم اخذ گواهینامه ایزو
قدم اول اخذ گواهینامه ایزو : انتحاب درست استاندارد ایزو
در قدم اول سازمان باید مطمن شود که استاندارد ایزو انتخاب شده متناسب با سازمان می باشد سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ اصول مشترکی با سایر سیستم مدیریتی داشته و در تمامی سازمان ها قابل کاربرد می باشد در صورتی که به تازگی در نظر دارید استاندارد های ایزو را استقرار نمایید ابتدا پیشنهاد می گردد استاندارد ایزو ۹۰۰۱ را پیاده سازی نموده تا موضوعات سیستم های مدیریتی در سازمان فرهنگ سازی شده و سپس جهت استقرار سایر سیستم های مدیریت برنامه ریزی نمایید.
قدم دوم اخذ گواهینامه ایزو : بررسی استاندارد ایزو
خرید یک نسخه از استاندارد ایزو می تواند مفید باشد ولی الزام نمی باشد.
در صورت تمایل جهت دریافت فایل متن استاندارد ایزو ۹۰۰۱ ، سیستم مدیریت کیفیت بر روی الزامات استاندارد ایزو ۹۰۰۱ کلیک نمایید .
قدم سوم اخذ گواهینامه ایزو : ارتباط با اهداف
جهت استقرار یک سیستم مدیریت ایزو نیازمند توسعه اهداف سازمان از طریق مدیریت ارشد سازمان می باشد و حمایت مدیریت ارشد در تمامی مراحل اخذ گواهینامه ایزو ضرورت می باشد .
قدم چهارم اخذ گواهینامه ایزو : برنامه ریزی و اجرای آموزش ایزو
در صورتی که شما کاملا نا آشنا به استاندارد های ISO باشید، یک دوره آموزشی استاندارد ایزو می تواند برای شما مفید باشد با طی نمودن دوره آموزش ایزو ، اطلاعات شما و اعتماد به نفس شما افزایش می یابد و شما می توانید مهارت های خود را در پیاده سازی ایزو اثبات نمایید .
در صورتی که شما از خدمات مشاور ایزو جهت پیاده سازی ایزو و اخذ گواهینامه ایزو استفاده نمایید مشاور در طی مراحل خدمات مشاوره ایزو به شما آموزش می دهد.
دوره های آموزش ایزو با توجه به استاندارد ایزو درخواستی شما می تواند :
– دوره ایزو ۹۰۰۱
– دوره ایزو ۱۰۰۰۲ – مدیریت رسیدگی به شکایت مشتری
و ….
قدم پنجم اخذ گواهینامه ایزو : بکارگیری مشاور ایزو
یک مشاور خوب باید ارزش فرآیند شما را افزایش دهد
مشاور ایزو به سازمان شما در پیاده سازی استراتژی ها کمک می نماید ، مشاور ایزو باید مستقل باشد یعنی مشاور ایزو نمی تواند خودش سازمان را ممیزی کند و گواهینامه ایزو صادر نماید .
متاسفانه در ایران تعداد زیادی از شرکت های گواهی دهنده ناشناخته و تازه تاسیس برای کسب درآمد هم مشاوره و هم ممیزی را انجام می دهند که این با قوانین سازمان های اعتبار دهی شرکت های گواهی دهنده مغایرت دارد .
استفاده از مشاور ایزو ، مسئولیت شما را در اجراء و پیاده سازی سیستم مدیریت کاهش یا حذف نمی کند پس بنابراین به نفع خود شما می باشد که کارکنان و مدیریت با مشاور ایزو در طول مراحل پیاده سازی ایزو در ارتباط باشند و مدیران در این موضوع مشارکت نمایند.
قدم ششم اخذ گواهینامه ایزو : انتخاب شرکت گواهی دهنده ایزو
در انتخاب شرکت گواهی دهنده ایزو باید موضوعات زیر مد نظر قرار گیرد :
– بررسی محبوبیت و اعتبار شرکت گواهی دهنده در ایران یا کشوری که قصد ارائه خدمات / محصولات به آنجا را دارید.
– تجربه و سابقه ممیزی شرکت گواهی دهنده ایزو ( یا تعداد مشتریان آنها ) در زمینه محصولات یا خدمات شما ، مثلا برخی شرکت گواهی دهنده ایزو در زمینه تولیدات صنایع غذایی تجارب بیشتری داشته یا برخی در زمینه صنایع دریایی و…
شرکت گواهی دهنده ایزو ، قرارداد های ممیزی استاندارد های مدیریتی ایزو و صدور گواهینامه ایزو را برای چرخه ۳ ساله تنظیم می نمایند و در این قرارداد ممیزی صدور گواهینامه برای سال اول و ممیزی مراقبتی برای دوره های آتی در طی سه سال در نظر می گیرند. .
شرکت های گواهی دهنده ایزو عموما سالیانه ممیزی مراقبتی را در نظر گرفته ولی برخی از آنها در بازه زمانی کوتاهتری ۹ ماهه جهت ممیزی مراقبتی در سازمان شما حاضر می شوند. این دوره زمانی ممیزی مراقبتی با توجه به نوع محصولات و خدمات شما و قوانین شرکت گواهی دهنده مشخص می شود .
مرحله هفتم اخذ گواهینامه ایزو : استقرار سیستم مدیریت
استاندارد مدیریت ISO بصورت عمومی طراحی شده و برای سازمان و صنایع مختلف با اندازه و ابعاد مختلف کاربرد دارد
بخش اساسی از دستیابی به صدور گواهینامه ایزو از یک سیستم مدیریت شامل فرایندهای برای فعالیت های مدیریت، تامین منابع ، تحقق محصول ، اندازه گیری و تجزیه و تحلیل و بهبود شکل گرفته است.
قدم هشتم اخذ گواهینامه ایزو : مرحله اول ممیزی خارجی
این قدم بعنوان یک مرحله از ممیزی خارجی شروع می گردد در این مرحله ممیز خارجی ، مدارک سیستم مدیریتی را بازنگری نموده و یک Gap Analysis از فعالیت های مورد نیاز جهت دستیابی به استقرار الزامات استاندارد و اخذ گواهینامه ایزو ارائه می نماید . این گزارش را می توان بعنوان یک برنامه اجرایی مفید استفاده نمود .
بنابراین شما در این مرحله نگران عدم انطباق ها نباشید بسیاری از سازمان ها در این مرحله برخی از مدارک مورد نیاز را شناسایی نموده و ارتباط این مدارک را با فرآیند های سازمان مشخص می نمایند .
قدم نهم اخذ گواهینامه ایزو : مرحله دوم ممیزی خارجی
پس از انجام اقدامات مشخص شده در گزارش ممیزی مرحله اول ، بمنظور اطمینان از اثربخشی سیستم مدیریت سازمان شما مطابق با الزامات ایزو ( با توجه به ایزو درخواستی ایزو ۹۰۰۱ ، ایزو ۱۴۰۰۱ و … ) ، ممیزی مرحله دوم انجام می گردد اگر سیستم مدیریتی شما با الزامات استاندارد ایزو مد نظر انطباق داشته باشد سازمان شما جهت صدور گواهینامه ایزو توصیه می گردد و شما موفق به اخذ گواهینامه ایزو می شود.
در صورت وجود عدم انطباق در سیستم مدیریت سازمان شما ، گزارش آن طی مقرارت مشخص در شرکت گواهی دهنده بصورت مکتوب اعلام شده و مطابق با قوانین شرکت گواهی دهنده اقدامات لازم انجام می گردد.
قدم دهم اخذ گواهینامه ایزو : نگهداری سیستم مدیریت
نگهداری سیستم مدیریتی ایزو بسیار سخت تر از اخذ گواهینامه ایزو می باشد
در این مرحله بمنظور انگیزه در کارکنان و افزایش آگاهی آنها باید به طور منظم آموزش برگزار شده و ارتباط با آنها انجام گردد همچنین جهت اطمینان از رعایت الزامات استاندارد ایزو و بهبود مستمر در فرآیند ها ، باید ممیزی داخلی ، بازنگری مدیریت واقدامات اصلاحی لازم بصورت منظم اجراء گردد .
نگهداری سیستم مدیریتی شما در طول سال می تواند به شما کمک نماید تا در ممیزی های مراقبتی گواهینامه ایزو سازمان خود را تمدید نمایید .
متاسفانه بسیاری از سازمان برای استقرار سیستم ایزو و اخذ گواهینامه ایزو تمامی تلاش خود را می نمایند ولی پس ازاخذ گواهینامه بدلایل مختلف نظیر عدم حمایت مدیریت ، عدم مناسب بودن سیستم مدیریت طراحی شده ، آموزش ندیدن کارکنان در اجرای سیستم مدیریتی ، تغییر کارکنان درگیر در اجرای ایزو و … گواهینامه ایزو خود را از دست می دهند.
