اقدام اصلاحی / اقدام پیشگیرانه :
هر روزه در محل کار خود چه سازمان تولیدی و یا خدماتی اقدامات برنامه ریزی شده و یا خارج از برنامه ارائه می دهیم ،هرگاه این اقدامات با الزامات سازمان و حداقل های استاندارد تعریف شده در سازمان ها مطابقت نداشته باشد اصطلاحا گفته می شود عدم انطباقی رخ داده است .محصول تولید شده و یا خدمات ارائه شده حالا به درد سازمان نخواهد خورد و هیچ ارزش افزوده ای که ندارد بلکه سازمان را به سمت دیگری که جز هزینه برایش ندارد هدایت می کند ،حال بایستی چه کرد؟ چگونه این انحرافات بایستی شناخته شود ؟ چگونه جلوگیری کنیم از تکرار این مسائل و … وهزاران چرای دیگر.
می خواهیم مثالی مطرح کنیم تا با سه مطلب فوق را بطه ای دقیق تر برقرار شود
فرض کنید در حال رانندگی هستید و یکباره چرخ ماشین شما پنچر می شود شما چه میکنید ؟ مطمئنا در ابتداماشین را به کناری هدایت می کنیم که سد عبور و مرور و جریان طبیعی ترافیک نباشیم. بعد از آن با استفاده از لاستیک زاپاس موجود وضعیت ماشین را اصلاح می کنیم و به رانندگی خود جهت رسیدن به مقصد ادامه می دهیم.
مطمئنا در اولین فرصت لاستیک زاپاس را جهت پنچرگیری به آپاراتی برده آپاراتی مینماید و در انتهای کار ایشان داخل لاستیک را بازرسی می نماید که آیا شن ریزه و یا سیخ و یا وسیله دیگری که باعث پنچری شده است وجود دارد یا خیر .
درمثالی که در بالا مطرح کردیم سه وضعیت اصلاح ،اقدام اصلاحی و اقدام پیشگیرانه مطرح گردید.
اصلاح : زمانی رخ داد که با حفظ شرایط محیطی لاستیک معیوب با لاستیک زاپاس جایگزین گردید .
اقدام اصلاحی : زمانی رخ داد که لاستیک پنچر را به یک آپاراتی برده و درخواست رفع عیب می نمائیم .
اقدام پیشگیرانه : زمانی به وجود می آید که آپاراتی در انتهای کار بررسی می نماید عامل عیب در لاستیک باقی ماند ه است یا خیر و برای اینکه دوباره این اتفاق نیفتد وضعیت را چک می نماید .
در سازمانهای پیشرفته و مهندسی اصولا تعداد اقدامات پیشگیرانه به مراتب بیشتر از اقدامات اصلاحی می باشد و سازمان قبل از اینکه دچار مشکل و حادثه شود این موارد دیده شود و با هزینه های بسیار اندک این موارد برطرف شود.در این میان پرسنل سازمان با وجدان کاری بالایی که دارند می توانند در راستای شناسایی عیوب قبل از وقوع کمک کنند تا جهت جلوگیری ضایعات تولیدی و ماشین آلات اقدامات لازم جهت جلوگیری از عدم انطباقات را انجام تا ضمن اصلاح وضعیت عملکردی سازمان هزینه ها ی اصلاح کمتر گردد .اقدامات پیشگیرانه بایستی به نحوی باشد تا ریشه علت شناسایی شود و خشکیده شود تا دیگر سازمان از آن محل دچار عارضه نگردد .
به دلیل اهمیت این موضوع الزامات سیستم های مدیریتی ISO 9001 : 2015 مقوله اقدام پیشگیرانه را در قالب ارزیابی ریسک دیده است تا سازمان کلیه مواردی که شاید بتواند در راستای عملکرد پیشگشرانه استفاده نماید اقدام نماید.
واحد تضمین کیفیت در هر سازمانی متولی پیگیری و بهبود وضعیت اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه سازمان است و تا ردیابی و ریشه یابی موضوع و رفع موارد اقدامات لازم را انجام خواهد داد .
دریک روش اجرایی اقدام پیشگیرانه موارد زیر الزاما بررسی می شود :
- چگونه یک عدم انطباق بالقوه را شناسایی کنیم
- کجا وچگونه بایستی عدم انطباقها نگهداری و تحلیل گردد.
- چگونه وبا چه کسی علت باید مورد بررسی قرار گیرد .
- تصمیم گیری در مورد آنچه انجام خواهد شد .
- ارزیابی اثر بخشی راه حلها
- مطابق اقدام پیشگیرانه و شواهدی دال بر اثر بخشی اجراء