طرح های اقتضایی
طرح اقتضایی چیست؟
بحث طرح های اقتضایی یکی از الزامات استاندارد IATF16949 است که در این نسخه تاکید زیادی بر آن شده است. این بند الزام دارد تا سازمان برای موارد بحرانی، برنامه داشته باشد. در نظر بگیرید یکی از دستگاه های کلیدی سازمان دچار مشکل شود، یکی از پرسنل کلیدی شما سازمان را به ناگهان ترک کند، بخشی از سازمان دچار حادثه شده یا پیمانکاری که قطعات اولیه را برای شما تامین می کرده است، اینبار نتوانسته محصول را به موقع به سازمان برساند و یا به هر دلیل دیگری سازمان شما دچار بحران شده است.
این موارد، تنها نمونه ای از موارد بحرانی در سازمان هاست. برنامه های اقتضایی و تدوین برنامه ها باید مطابق ریسک های شناسایی شده و پیامدهای وارد بر مشتری باشد، یعنی در مواردی که ایجاد مشکل در سازمان باعث بروز آمدن خسارت جدی به مشتری می شود، سازمان باید تمام موارد جانبی را لحاظ کرده باشد.
طرح اقتضایی در IATF 16949
همانطوری که اشاره شد، طرح های اقتضایی یکی از بندهای استاندارد IATF 16949 است که در بندی ۳-۲-۱-۶ اینگونه توضیح داده شده است. سازمان باید:
الف. ریسک های داخلی و بیرونی تمامی فرآیندهای تولید، تجهیزات و زیرساخت های ضروری را برای حفظ خروجی تولید و حصول اطمینان از برآورده سازی الزامات مشتری شناسایی و ارزیابی نماید.
ب. طرح های اقتضایی مبتنی بر ریسک و تأثیر آن بر مشتری را تعریف نموده باشد؛
پ. طرح های اقتضایی برای تداوم عرضه را در صورت بروز هر یک از موارد زیر تهیه نموده باشد:
خرابی تجهیزات کلیدی
وقفه فراهم آوری بیرونی محصولات، فرآیندها و خدمات؛
وقوع مجدد حوادث طبیعی
آتش سوزی؛
وقفهی ابزار؛
کمبود نیروی کار؛
ت. طرح های اقتضایی باید شامل، طرح های اقتضایی تکمیلی، یک فرآیند اطلاع رسانی به مشتریان و سایر طرف های ذینفع برای میزان و مدّت زمان تأثیر هر وضعیت بر فعالیّت های مشتری؛
ث. آزمون دورهای اثربخشی طرح های اقتضایی،
د. انجام بازنگری های طرح اقتضایی (لااقل سالانه( با استفاده از یک تیم چندانتظامی شامل مدیریت ارشد، و به روزرسانی حسب نیاز؛
ذ. تدوین طرح های اقتضایی و حفظ اطلاعات مدوّن توصیف هر ویرایش
طرح های اقتضایی باید شامل پیش بینی های صحّه گذاری تداوم برآورده سازی مشخصّات محصولات تولید شده برای برآورده سازی الزامات مشتری، پس از شروع مجدد تولید پس از موقعیّتهای اضطراری، هنگامی که تولید متوقف شده باشد، و چنانچه خاموشی فرآیندها در روال عادی پیگیری نشده باشد.
هدف طرح اقتضایی
تشریح اقداماتی که باید هنگام برخورد با حوادث غیر منتظره به منظور حفظ و استمرار تامین محصول مورد انتظار مشتری انجام شود، هدف اصلی طرح اقتضایی می باشد. دامنه کاربرد در تمامی تولیدات و محصولات شرکت می باشد.
مسئولیت اجرای این موضوع بر عهده کلیه مدیران سازمان می باشد. همچنین دامنه کاربرد آن در کلیه فرآیندهای ذکر شده در سازمان اعم از پشتیبان، تولیدی و یا اداری می باشد.
