اندازه گیری و سنجش ، گام اول بهبود

در مطلب ” اثربخشی و کارایی برای بهبود و بهره وری ” ، ضرورت ها و بایدهایی را برشمردیم تا مدیران شرکت های خصوصی و صنعتی و اداره ها و سازمان های دولتی ، نگاهی و رویکرد ی تازه به مدیریت با دو کلیدواژه اثربخشی و کارایی داشته باشند . در این جا و این مطلب با پرداختن به فعالیت های عملی و اجرایی ، گام نهادن در مسیر بهبود را آغاز می کنیم .

در این مقاله ، سعی خود را بر آن می گذارم که به دور از مفاهیم تئوریک و اصطلاحات نا آشنا ، به ارائه اقدامات عملی بپردازم .

جهت تعیین مسیر و طراحی نقشه راه ، نیاز به داده ها و اطلاعات واقعی و موثق داریم . اولین گام بایستی برآورد وضعیت فعلی به لحاظ تعیین سطح بهره گیری از منابعی که در دسترس داریم و در حال استفاده از آن ها هستیم ، باشد .

باید بسنجیم که در حال حاضر در به کارگیری مواد اولیه ، نیروی انسانی ، انرژی ، اقلام و کالاهای مورد نیاز و بقیه منابعی که برای تولید محصول و یا ارائه خدمات نیاز به صرف منابع مالی ریالی و ارزی دارد ، به چه صورت و چطور عمل می کنیم .

به عنوان مثال در مورد مواد اولیه ، می توان پرسش های زیر را مطرح نمود .

  • آیا از مواد اولیه که بعضا به سختی تهیه می شود ودر برخی موارد بایستی پیش از دریافت ، بهای آن را بپردازیم ، استفاده مناسبی در تولید محصول می کنیم ؟
  • آیا در انبارش و جابجایی مواد اولیه ، پرت و دور ریز داریم ؟
  • آیا با کنار آمدن با قابلیت پایین فرآیندهای تولید و ساخت ، مواد اولیه را تبدیل به ضایعات می کنیم و نسبت به آن توجهی نداریم ؟
  • آیا توجه داریم که غیر از هزینه صرف شده برای مواد اولیه که تبدیل به ضایعات می شود ، نیروی انسانی ، استهلاک تجهیزات و . . . را نیز هدر داده ایم؟

در مورد بقیه منابع و امکاناتی که در فرآیندهای تولید و یا ارائه خدمات ، صرف می شود نیز بایستی پرسش های مشابه ای را مطرح نماییم .

دقت داشته باشید که مطرح کردن پرسش درست ، اهمیت زیادی دارد . در صورتی که مسئله به درستی تعریف شود در حقیقت ، بخشی از مسئله حل گردیده است .

برای اندازه گیری سطح عملکرد سازمان در به کارگیری مناسب و موثر منابع تولید محصول و خدمات و پیدا کردن پاسخ صحیح و قابل فهم جهت پرسش های فوق نیاز به طراحی و انتخاب شاخص هایی داریم که با محاسبه و اندازه گیری آن ها به اعداد و ارقام معنی داری برسیم . مقادیر این شاخص ها ما را در تشخیص موقعیت فعلی یاری می کند .

پس از آن برای بهبود وضعیت در این زمینه ها ، اهداف کمی برای شاخص ها ، تعیین کرده و جهت دستیابی به آن اهداف ، برنامه ها و پروژه هایی را تعریف نموده و آن ها را وارد فاز عملیاتی و اجرایی خواهیم کرد .

اجرای اقدامات پروژه های طرح ریزی شده را با متدهای کنترل پروژه ، تحت نظر گرفته و در صورت انحراف آن ها را اصلاح خواهیم نمود .

اگر سازمان شما دارای گواهی نامه های سیستم مدیریت کیفیت مانند ایزو ۹۰۰۱ و یا ایزو تی اس ، می باشد و یا سیستم های مدیریتی دیگری را پیاده سازی نموده اید ، فعالیت های سازمان در جهت نیل به اهداف تجارت و کسب و کار در قالب فرآیندهایی تدوین گردیده و برای هر فرآیند ، شاخص هایی تعیین شده که در دوره های منظم این شاخص ها ، پایش می شود . مقدار اندازه گیری شده با مقداری که از پیش برای آن شاخص به عنوان معیار پذیرش تعیین گردیده ، مقایسه می گردد .

درصورتی که به معیار پذیرش دست یافته اید ، نشان از آن دارد که سیر فعالیت ها مناسب می باشد اما در صورتی که مقدار اندازه گیری شده با معیار پذیرش ، انحراف دارد بایستی دلایل عدم دستیابی به معیار پذیرش و یا همان شرایط مطلوب ، تحلیل گردیده و عوامل ریشه ای آن مشخص گردد و برای اصلاح مسیر و روند فعالیت ها ، اقدام اصلاحی مناسب طراحی و تعریف گردد .

با انجام پیگیری های لازم جهت انجام اقدامات اصلاحی طراحی شده از اجرای آن ها اطمینان حاصل نمایید ، مقدار اندازه گیری شده در دوره بعدی نشان دهنده اثربخش بودن یا عدم اثربخشی اقدامات اصلاحی می باشد .

شاخص های تعریف شده در برخی سازمان ها که سیستم های مدیریت کیفیت را فقط به خاطر گواهینامه و اسم آن ، اجرا نموده اند ، عمدتا به صورت کلیشه ای و تقلیدی از دیگر سازمان ها می باشد . در این گونه شرکت ها ، پایش شاخص های پایش فرآیندها ، صوری و ظاهری بوده و صرفا جهت ارائه در ممیزی های مراقبتی سیستم مدیریت کیفیت برای تمدید اعتبار گواهی نامه صورت می گیرد .

در بعضی سازمان ها نیز دیده ام که تعداد شاخص های تعریف شده ، آنقدر زیاد است که محاسبه و اندازه گیری آن ها بسیار مشکل و زمانبر بوده به صورتیکه متولیان اندازه گیری و تحلیل شاخص ها را دلزده و خسته می کند .

توصیه می کنم که تعداد شاخص ها را کاهش دهید ، اما شاخص هایی را که باقی نگه می دارید و یا دوباره تعریف می کنید ، حتما کلیدی باشند .

کلیدی بودن شاخص به این معنا می باشد که اطلاعات حاصل از اندازه گیری آن دارای اهمیت زیادی باشد و نشان دهنده کلیت میزان عملکرد سازمان در آن قسمت باشد .

در تعیین شاخص ها به دلالت شاخص بر یکی از دو عامل اثربخشی و کارایی نیز توجه داشته باشید . عدد حاصل از محاسبه شاخص بایستی نشان دهنده توانایی سازمان در استفاده بهینه از منابع ، یعنی کارایی بوده یا دال بر تحقق اهداف از پیش تعیین شده داشته باشد که به این نوع شاخص ، شاخص اثربخشی می گوییم .

به عنوان مثال ، میزان مواد اولیه استفاده شده برای تولید هر واحد محصول ، یک شاخص کارایی است و میزان تحقق و در صد پیشرفت پروژه تولید محصول جدید ، یک شاخص اثربخشی می باشد .

بهتر است برای هر فرآیند ، حداقل یک شاخص کارایی و یک شاخص اثربخشی تعریف گردد .

در شرکت های صنعتی و تولیدی که محصول فیزیکی و ملموسی تولید می گردد مانند انواع قطعات خودرو ، مواد غذایی ، لوازم خانگی ، کاشی و سرامیک و . . . تعریف شاخص ها و اندازه گیری و محاسبه آن ها به نسبت ساده تر می باشد . در فرآیندهای تولیدی ما با اندازه ها و مقادیری مانند تعداد ، وزن ، زمان و  . . . سرو کار داریم که سنجش آن ها با اعداد و مقادیر امکانپذیر می باشد .

اما در سازمان هایی که خدمات ارائه می کنند مانند بانک ها ، شرکت های بیمه ، شرکت های بازرگانی ، مشاوره و . . . تعریف شاخص و تعیین فرمول و معادله محاسبه مقدار شاخص ، قدری مشکل بوده و در بعضی موارد امکانپذیر نمی باشد . در این موقعیت ها باید راهی جهت کمی و مقداری نمودن مفاهیم عملکرد پیدا کنیم .

در زیر چند شاخص کلیدی و مناسب برای شرکت های تولیدی و صنعتی ارائه می گردد .

  1. OTD تحویل به موقع محصول On Time Delivery

این شاخص ، تواننایی سازمان در برنامه ریزی مناسب برای تولید ، بسته بندی و ارسال و تحویل دادن به موقع محصول در زمان توافق شده با مشتری را نشان می دهد .

  1. OEE اثربخشی کلی تجهیزات Overall Equipment Efficiency

شاخصی بسیار مهم در استفاده کامل از تجهیزات در تولید محصول با کیفیت

  1. راندمان تولید

نسبت محصولات تولید شده به ظرفیت کل تولید

  1. درصد ضایعات

نسبت تعدادی یا مقداری محصولات ضایعات شده به کل محصولات تولید شده

  1. درصد دوباره کاری

نسبت محصولات دوباره کاری شده به کل محصولات تولید شده

  1. MTBF میانگین فاصله زمانی بین دو خرابی Mean Time between Failures
  2. MTTR متوسط زمان تعمیرات Mean Time To Repair
  3. PPM برگشتی از مشتری

نسبت تعداد برگشتی از مشتری به تعداد محصولات ارسال شده ضربدر عدد یک میلیون

  1. نفر ساعت سرانه تولید

به ازای هر واحد محصول ، چند نفر ساعت نیروی انسانی صرف شده است

  1. سرانه مواد اولیه هر محصول

به ازای تولید هر واحد محصول ، چه مقدار ، مواد اولیه صرف شده است

  1. درصد تحقق برنامه تولید

اطلاعات موثق و دقیقی را جهت اندازه گیری شاخص های فوق ، گردآوری نمایید و در دوره های منظم نسبت به محاسبه این شاخص ها اقدام نمایید .این شاخص ها تا حدود نسبتا زیادی پاسخگوی نیازهای اطلاعاتی سازمان برای تعیین سطح عملکرد کنون و پایش آن در آینده می باشد .

معمولا نمی توان میانگین این شاخص ها را در شرکت های مشابه به دست آورد و صرفا بایستی روند آن ها را در داخل سازمان تحت کنترل گرفت . هنگامی که این شاخص ها را برای چند دوره محاسبه نمودید ، مقادیر را میانگین گرفته و به میزان پنج تا ده درصد ، بالاتر از آن را به عنوان معیار پذیرش قرار دهید .

 

دیدگاه خود را بنویسید

رایانامه شما منتشر نخواهد شد. لطفا فیلد های ضروری را پر کنید.