نظام آراستگی ۵S

استفاده از علم روز دنیا برای سازماندهی به کارها می تواند در عین داشتن یک محیط کاری فعال و منظم بالاترین میزان بهره وری را برای شما به ارمغان بیاورد. نظام آراستگی ۵S نیز یکی از این تمهیدات است که برای کاربران توسعه یافته است. امکان استفاده از این نظام آراستگی قدرتمند در هر محیطی فراهم بوده و کاربران در شرکت های کوچک تا بزرگ  و یا حتی خانه ها همیم توانند از دستورالعمل های این نظام برای آراستگی شرکت و سازمان خود استفاده نمایند. اینکه نظام آراستگی ۵S از چه قسمت هایی تشکیل شده و مبدع اصلی این دستورالعمل ها چه کسانی هستند موضوع بحث ما در ادامه این مقاله می باشد.

نظام آراستگی ۵S چیست؟

نظم داشتن محیط پیرامون و تمیز بودن آن باعث افزایش سطح روحیه کاربران شده و به نوعی راندمان کاری را نیز بهبود می بخشد. کسانی که در محیط های منظم و تمیز کار می کنند، همیشه توانمندی های بهتری از خود بروز خواهند داد. از این رو مدیران بایستی برای این مهم اهمیت زیادی قائل شده و شرکت و سازمان خود را بر اساس استانداردهای موجود همیشه تمیز و منظم باقی نگه دارند. نظام آراستگی ۵S یک سیستم مدیریتی برای تمیز و منظم نگه داشتن محیط کار و پیرامون است.

این سیستم با ارائه راهکارها و پیشنهاد فرایندهایی اقدام به سازماندهی فضاهای موجود در خانه ها و ادارات می نماید. تأثیرات فوق العاده این نظام در راندمان کاری محیط های اداری به قدری بالا بوده که محققان هر ساله به دنبال راهکارهایی برای تقویت دستورالعمل های آن نیز می باشند.

مختصری از تاریخچه تشکیل نظام آراستگی ۵S

تولید توسعه سیستم نظام آراستگی ۵S برای اولین بار توسط ژاپنی ها صورت پذیرفت. البته این فرایند قبلا در برخی از صنایع و کارخانجات اروپایی و آمریکایی استفاده می شد. ژاپنی ها با سیستماتیک کردن این نظام دستورالعمل های کاملا کاربردی را برای آن پیشنهاد نمودند که در موفقیت های زیادی در ابتدا برای خود شرکت های ژاپنی و سچس برای سایر صنایع در جهان ایجاد کرد. ژاپنی ها پس از چنگ جهانی دوم برای رسیدن به ژاپن امروز سیستم های نظم دهی و مدیریتی بسیار زیادی را ابداع و به جهان معرفی کردند.

مطالعه تاریخ نظام مدیریتی شرکت های ژاپنی در سال های اولیه بعد از جنگ جهانی دوم به خوبی دلایل پیشرفت های فوق العاده این کشور در سال های اخیر را به ما نشان می دهد. نظام آراستگی ۵S نیز یکی دیگر از تمهیداتی است که آنها با تلاش زیاد ابتدا آن را در سه بند معرفی و سپس در نسخه های ارتقاء یافته، آن را به ۵ بند رساندند.

اجزای تشکیل دهنده نظام آراستگی ۵S

دلیل نام گذاری نظام آراستگی ۵S به ۵S به دلیل استفاده از ۵ اصل مهمی است که در این نظام استفاده می شود و همه آنها با حرف S شروع می شوند. حتی ترجمه لغت های این ۵ کلمه از ژاپنی به انگلیسی هم به نوعی صورت گرفته تا این ۵ اصل همچنان بر همین اصل باقی بمانند. ۵ اصل اساسی و مهم تشکیل دهنده نظام آراستگی ۵S موارد زیر می باشند:

• ساماندهی یا Seri

در انگلیسی این واژه با عنوان Sort شناخته می شود و به معنی ترتیب بندی و مرتب نمودن می باشد. در طی فرایند سورتینگ در این نظام موارد و اقلام ضروری و غیر ضروری از هم متمایز می شوند. انجام این فرایند چه در خانه و یا در محل کار باعث خواهد شد تا موارد غیر ضروری و ضروری از هم جدا شده و موارد غیر ضروری به مرور از دور و بر شما حذف شوند. از این رو نتیجه نهایی این گام از نظام آراستگی منجر به داشتن محیطی با وسایل کاملا ضروری و کاربردی خواهد بود.

• نظم و ترتیب یا Seition

در انگلیسی این عبارت با عنوان Set in order ترجمه شده و معنای تحت اللفظی آن نظم و ترتیب است. در طی این فرایند در محیط پیرامون شما هر وسیله ای مکان مخصوص به خود را پیدا خواهد کرد. بعد از اتمام فرایند Seition در محیط های کاری و یا حتی خانه ها برای پیدا کردن و استفاده از آنها نیاز به صرف هیچ وقت اضافی نخواهد بود. هر وسیله جایگاه و فضای مشخصی داشته و در کمترین زمان ممکن می توان به آنها دسترسی پیدا کرد. این فرایند باعث می شود تا حتی کسی که هیچ اطلاعی از نحوه چیدمان وسایل در اداره و خانه ندارد، به راحتی آنها را بیابد.

• نظافت یا Seiso

نظافت در نظام آراستگی ۵S به صورت مطلق تعریف می شود. به این صورت که طی کردن این مرحله باید باعث شود تا به صورت مطلق هیچ کثیفی در فضای پیرامون شما وجود نداشته و همه جا کاملا و به صورت صد در صد تمیز و مرتب باشد. در انگلیسی این عبارت با عنوان Shine به معنی درخشندگی تعبیر شده است. فضایی که همه چیز از تمیزی در حال برق زدن است.

• استانداردسازی یا Seiketsu

این اصل از نظام آراستگی ۵S که بعدا به سه بند اصلی آن اضافه شده است، به نوعی کنترل کننده استانداردهای لازم در سه اصل قبلی است. طبق این اصل کاربران به صورت دائم باید سه گزینه قبلی را در محیط پیرامون خود بررسی کرده و به آنها پایبند باشند. در صورت بروز هر گونه ایراد و مشکل، بلافاصله بایستی نسبت به تمیز کردن و رفع آن اقدام نموده و دوباره محیطی پاک و عاری از هر گونه آلودگی را در محیط پیرامون خود داشته باشید.

• انضباط یا Shitsuke

آخرین اصل از نظام آراستگی ۵S به ارتباط میان کارکنان در محیط کار و یا افراد خانواده در محیط منزل می پردازد. رعایت این اصل بسیار مهم بوده و تاثیر زیادی روی راندمان شرکت نیز خواهد داشت. طبق این اصل مدیران بایستی قوانین خاصی را برای مدیریت انضباطی شرکت ها وضع نمایند. همه کارکنان موظف به اجرای این قوانین بوده و تخطی از آنها نظم کاری شرکت را به هم خواهد زد. چنین رفتاری در طولانی مدت باعث ایجاد احترام متقابل بین کارکنان شده و تضمین کننده کیفیت انجام کارهای آنها نیز خواهد بود. چنین شرکت هایی همیشه می توانند در اوج موفقیت قدم بردارند.