الزام استاندارد بین المللی سیستم مدیریت کیفیت خودروسازی ISO TS 16949
بند ۶-۳-۲- طرح های اقتضایی
سازمان باید طرح های اقتضایی مناسبی را به منظور برآورده سازی خواسته های مشتری در مواقعی که یک حالت اضطراری مانند خرابی تسهیلات، کمبود نیروی کار، خرابی تجهیزات کلیدی و برگشتی از عرصه مصرفی رخ می دهد، تهیه نماید.
برای اینکه زمان وقوع مشکلات، سازمان توانایی اجرای برنامه های طراحی شده را دارا باشد باید برخی اقدامات احتیاطی و بعضی امکانات اضافی را آماده نماید و زمان بروز مشکل از آنها درجهت رفع بحران استفاده نماید. به عنوان مثال شرکت ها می توانند با توجه به نوع فعالیت های خود برخی از اقدامات احتیاطی زیر را اتخاذ نمایند.
- اگر یکی از اختلال های احتمالی عدم ارائه خدمات پیمانکاری توسط پیمانکاران باشد می توان در حالت عادی که مشکلی پیش نیامده است پیمانکاران مناسب را شناسایی نموده و نسبت به ارزیابی و انتخاب اولیه آنها اقدام نمایید تا درصورت عدم فعالیت پیمانکار اصلی بتوانید در زمانی کوتاه، با پیمانکار جایگزین وارد همکاری شوید و از خدمات او استفاده کنید.
- اگر یکی از تجهیزات اصلی دچار خرابی شود می توان از قبل یک دستگاه جایگزین تهیه نمود یا برای تعمیر و راه اندازی سریع دستگاه، قطعات یدکی لازم را تهیه کرده، پیمانکار خبره ای برای تعمیر دستگاه شناسایی نمایید. یا تأمین کننده ای جهت ارائه خدمات همان دستگاه کلیدی را شناسایی کرده تا در هنگام توقف دستگاه از آن پیمانکار استفاده کنیم.
- در مورد قطع انرژی مانند برق یا گاز می توان ژنراتوری جهت تولید و تأمین برق، نصب و راه اندازی کرد و یا از مشعل های با سوخت گازوییل به جای گاز استفاده نمود.
- در مورد مشکلات حاد کیفی و برای محصولات استراتژیک و مشتریان بزرگ، نیز می توان یک ذخیره احتیاطی از محصول ایجاد کرد تا در صورت برگشت محموله از سوی مشتری آن محموله جایگزین شود و مشتری به لحاظ در اختیار نداشتن محصول دچار مشکل حاد نشود. یا یک تیم واکنش سریع از کارشناسان خبره، تعریف کرد تا در برابر مشکلات کیفی، واکنش سریعی اتخاذ نمود.
- و . . .
پس از تعریف برنامه های واکنشی در برابر مشکلات احتمالی باید برای تهیه و تأمین پیش نیازهای اجرای برنامه و آماده نمودن زیرساخت ها، اقدام کرد. برای اجرای بهتر این برنامه ها بایستی مسئولیتی مشخص برای یکی از مدیران سازمان تعیین نمود و برای اقدام جهت تهیه امکانات، برنامه ای اجرایی تعریف کرد.
هنگام بروز اختلال نیز بایستی مسئولی جهت انجام برنامه اقتضایی تعیین کرد که می تواند مدیر واحد مرتبط یا یک نفر از مدیران یا همان مسئولی باشد که مقرر گردیده بود تا امکانات و پیش نیازها را تأمین نماید.
به مرور زمان و در صورت وقوع حوادث پیش بینی شده یا پیش بینی نشده و نحوه تقابل و واکنش واقعی سازمان در انجام اقدامات تعریف شده، تجربیاتی حاصل می گردد که بایستی این تجربیات را ثبت، مستندسازی و تحلیل کرد تا با استفاده از نتایج تحلیل ها، طرح ها و برنامه های اقتضایی را مورد بازنگری قرار داد و برنامه ها را در جهت هر چه بیشتر اجرایی و موثر واقع شدن مورد اصلاح و بازنگری قرار داد.
