مهارت گزارش نویسی پیشرفت پروژه از جمله مهارت‌هایی است که همه ما بر اهمیت آن تاکید داریم اما کمتر برای آن وقت می‌گذاریم. این درحالی است که مهارت گزارش نویسی پیشرفت پروژه در مقایسه با بسیاری از مهارتهای دیگر می‌تواند نقشی کلیدی در رشد و پیشرفت ما، چه در محیط درس و دانشگاه و چه در محیط کار داشته باشد. شاید شما هم از جمله افرادی باشید که این گله را دارند که یکی از همکارانشان با وجودی که فعالیت چندان زیادی نمی‌کند اما بلد است به چه شیوه‌ای فعالیت‌هایش را گزارش و ارائه دهد که مهم جلوه کند و از این طریق پله‌های رشد و ترقی را با سرعت بیشتری طی می‌کند.
ما به چند دلیل قصد داریم مهارت گزارش نویسی را در متمم به صورت جدی مورد توجه قرار دهیم:
- دلیل اول اینکه تمرین حل کردن در متمم و مشارکت در بحث‌ها خود شکلی از گزارش نویسی محسوب می‌شود و تسلط بر این مهارت می‌تواند به مشارکت بهتر و اثربخش‌تر دوستان متممی در بحث‌ها منتهی شود.
- دلیل دوم اینکه مهارت گزارش نویسی یکی از مهارتهای مهم برای تولید هر نوع محتواست و هر یک از ما از تنظیم کوچک‌ترین سند‌های رسمی سازمانی تا نشر مطلبی کوتاه در شبکه‌های اجتماعی نیازمند آن هستیم.
- دلیل سوم اینکه کمتر فعالیتی وجود دارد که بتواند در حد گزارش نویسی به رشد و پیشرفت شغلی کمک کند. مدیران ارشد با ارائه و تنظیم گزارش‌های قوی، هیات مدیره و سهامداران را راضی می‌کنند. مدیران میانی با تکیه بر مهارت گزارش نویسی می‌توانند فعالیت‌های خود را به شیوه‌ای بهتر و اثربخش‌تر ارائه و معرفی کنند و اجازه ندهند که تلاش‌هایشان در میان انبوه فعالیت‌های سازمان گم شود. کسانی هم که به تازگی وارد محیط کار می‌شوند به صورت جدی نیازمند مهارت گزارش نویسی هستند. معمولاً سرپرستان و مدیران فرصت کافی برای تنظیم گزارش‌ها ندارند و از سوی دیگر کارهای تخصصی‌تر را هم به سادگی به همکاران تازه‌وارد خود واگذار نمی‌کنند. گزارش نویسی یکی از فعالیت‌های اولیه در ورود به بسیاری از مشاغل است که متاسفانه اکثر ما به چشم یک فعالیت مهم و هدفمند به آن نگاه نمی‌کنیم و بیشتر آن را از جنس بیگاری کشیدن از نیروی تازه وارد در نظر می‌گیریم.
دلایل دیگری هم برای توجه ویژه و جدی به مهارت گزارش نویسی وجود دارند. اما قبل از شروع بحث مهارت گزارش نویسی لازم است که گزارش را تعریف کنیم:
نمایش کامل این مطلب برای کاربران آزاد فعال و کاربران ویژه متمم که حامی این پروژه هستند انجام می‌شود. کاربر آزاد فعال کسی است که حداقل بیست کامنت علمی با رعایت سیاست‌های کامنت‌گذاری متمم در این سایت داشته باشد. اگر هنوز کاربر آزاد متمم نیستید برای اطلاعات بیشتر، لطفاً به این صفحه مراجعه نمایید. اگر علاقمند هستید که شما هم از متمم حمایت کنید می‌توانید به این صفحه مراجعه کنید و به عنوان کاربر ویژه ثبت نام کنید.
دستورالعمل تهیه گزارشات ماهانه پروژه
دستورالعمل تهیه گزارشات ماهانه پروژه به عنوان یکی از مهم ترین دستورالعمل های مدیریت پروژه به شمار می رود. در اینجا، نحوه تدوین دستورالعمل تهیه گزارشات ماهانه پروژه (Project Monthly Reporting Procedure/Work Instruction) را بیان کرده ایم.
۱٫ تعاریف و کلمات مخفف
در این قسمت، تعاریف یا کلمات مخفف ، بیان می شوند. مثال: تاریخ نظارت: تاریخ جمع آوری اطلاعات مربوط به وضعیت پیشرفت فعالیت ها و منابع پروژه
۲- مسئولیت
در این قسمت، مسئولیت های افراد یا بخش های مختلف، در قبال وظایف مختلف از جمله تهیه گزارش ماهانه پروژه، کنترل و تایید و توزیع گزارش، تعیین می شود. مثال: مسئولیت تهیه گزارش بر عهده بخش کنترل پروژه و مسئولیت کنترل و تایید گزارش بر عهده مدیر پروژه می باشد.
۳- شرح روش انجام
- تاریخ های نظارت از وضعیت پروژه دستورالعمل گزارش نویسی پیشرفت پروژه: در این قسمت، تاریخ های نظارت از وضعیت پروژه، تعیین می شود. مثال: ۳۰ ام هر ماه شمسی
- تاریخ های ارائه گزارش ماهانه پروژه دستورالعمل گزارش نویسی پیشرفت پروژه: در این قسمت، تاریخ های ارائه گزارش ماهانه پروژه، تعیین می شود. مثال: ۵ ام هر ماه شمسی
- فرمت های جمع آوری اطلاعات دستورالعمل گزارش نویسی پیشرفت پروژه: در این قسمت، فرمت های جمع آوری اطلاعات (حوزه اطلاعات، سطوح اطلاعات، دقت اطلاعات، شکل ظاهری و دسته بندی اطلاعات)، تعیین می شود. مثال: حوزه اطلاعات گزارش پروژه، محدوده، زمان و هزینه پروژه می باشد.
- روش جمع آوری اطلاعات: در این قسمت، نحوه جمع آوری اطلاعات از بخش های مختلف، شامل بستر جمع آوری اطلاعات (سیستم مکاتبات، ایمیل و …)، تعیین می شود. مثال: نحوه جمع آوری اطلاعات، از طریق ارسال فرم های خام تحت قالب فایل اکسل (Excel)، از طریق سیستم مکاتبات به بخش های مختلف پروژه در ابتدای پروژه (یا در زمان اصلاح فرمت های گزارش) و جمع آوری اطلاعات، تحت قالب فایل ارسالی بر اساس تاریخ های نظارت تعیین شده پروژه
- فرمت های ارائه گزارش: در این قسمت، فرمت های ارائه گزارش (حوزه اطلاعات، سطوح اطلاعات، دقت اطلاعات، شکل ظاهری و دسته بندی اطلاعات)، تعیین می شود. مثال: حوزه اطلاعات گزارش پروژه، محدوده، زمان و هزینه پروژه می باشد. گزارشات بایستی تا سطح سوم ساختار شکست کار (WBS) تهیه و ارائه شوند.
- روش ارائه گزارش: در این قسمت، نحوه ارائه گزارش، شامل بستر توزیع گزارش (ایمیل یا …)، تعیین می شود. مثال: نسخ الکترونیکی گزارش کل پروژه، تحت قالب مشخص شده در بند بعدی به همراه یک نسخه الکترونیکی تحت قالب فایل PDF توسط ایمیل، در همان موعد مقرر در بند ” تاریخ های ارائه گزارش ماهانه پروژه” به کارفرمای پروژه ارسال و ۲ نسخه کاغذی گزارش حداکثر تا ۳ روز بعد به کارفرمای پروژه ارسال می شود.
- نرم افزارهای مورد نیاز: در این قسمت، نام و نسخه نرم افزارهای لازم برای جمع آوری اطلاعات و تهیه گزارش ها، تعیین می شود. مثال: ضروری است بخش های مختلف بر اساس فرمت تعیین شده، اطلاعات خود را تحت قالب فایل اکسل نسخه ۲۰۱۶ (Excel 2016) ، به بخش کنترل پروژه، ارائه نمایند. در ادامه بخش کنترل پروژه، بر اساس روش های تجمیع و تحلیلی تعیین شده در دستورالعمل … و تحت قالب نرم افزار ماکروسافت پراجکت نسخه ۲۰۱۶ (MSP 2016)، به تهیه گزارش کل پروژه می پردازد.
- ماتریس توزیع: در این قسمت، افراد دریافت کننده گزارش، تعداد نسخ دریافتی، نوع نسخ دریافتی تعیین می شود. برای دانلود نمونه دستورالعمل گزارش نویسی پیشرفت پروژه روی لینک زیر کلیک کنید:
