برنامه ریزی استراتژیک چیست ؟
برنامه ریزی استراتژیک فرآیندی است که طی آن رهبران سازمان اهداف و ماموریت‌های آینده را شناسایی و چشم‌انداز مربوطه را ترسیم می‌کنند. طی این فرآیند، علاوه بر تعریف اهداف، ترتیب رسیدن به آن‌ها نیز برای رسیدن به چشم‌انداز موردنظر مشخص می‌گردد.
برنامه ریزی استراتژیک گاهاً برای چشم‌انداز‌های میان‌مدت و بلندمدت پنج تا هفت ساله انجام می‌شود. اما این بازه زمانی بسته به شرایط، امکان افزایش را خواهد داشت. در نظر داشته باشید که برنامه ریزی استراتژیک با برنامه‌ریزی کسب‌وکار که اغلب کوتاه‌مدت است تفاوت دارد.
یک برنامه راهبردی، خروجی برنامه ریزی استراتژیک است که می‌تواند به‌صورت اسناد مکتوب، تصویر یا انواع مختلف محتوا تدوین شود. چنین برنامه‌ای به راحتی توسط مشتریان، سرمایه‌گذاران، شرکای تجاری و کارمندان قابل اشتراک‌گذاری، درک و اجرا خواهد بود.
البته برنامه‌های راهبردی همواره به شکل اولیه خود باقی نمی‌مانند. سازمان‌های مختلف ممکن است با توجه به تغییرات فضای کسب‌وکار، صنعت، قوانین و شرایط نظارتی، برنامه استراتژیک خود را به‌روزرسانی کرده یا برای پاسخگویی به شرایط جدید، آن را از اول تدوین کنند.
اهمیت برنامه ریزی استراتژیک
هر کسب‌وکاری برای فعال بودن، نیازمند هدفی است که به سوی آن گام بردارد. برنامه ریزی استراتژیک نقشه راهی است که رسیدن به این اهداف را ممکن می‌کند. در واقع بدون یک برنامه راهبردی مشخص، نمی‌توان وضعیت کسب‌وکار در مسیر رسیدن به اهداف را ارزیابی کرد.
برنامه ریزی استراتژیک چهار جنبه مهم دارد که به شرح ذیل می باشد:
- ماموریت
- اهداف
- مطابقت با اهداف کوتاه‌مدت
- ارزیابی و تجدیدنظر
ماموریت
برنامه ریزی استراتژیک در ابتدا ماموریتی تعریف می‌کند که به سازمان هدف و مسیر را نشان دهد. بیانیه ماموریت هر سازمان نشانگر ماهیت مجموعه، نوع فعالیت و مقصد آن است. ماموریت‌ها معمولاً کلی اما قابل دستیابی هستند.
اهداف
انتخاب اهداف مناسب یکی از جنبه‌های مهم برنامه ریزی استراتژیک است. اهداف موردنظر باید طبق الگوی اسمارت (S.M.A.R.T) اختصاصی، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع‌گرایانه و زمان‌بندی شده باشند. در این بین ویژگی قابل اندازه‌گیری بودن از اهمیت بالایی برخوردار است؛ چرا که به رهبران سازمان اجازه می‌دهد وضعیت کسب‌وکار در رسیدن به اهداف و در نهایت انجام ماموریت را به دقت بررسی کنند. برای مثال کسب‌وکار آموزشی، می‌توان اهدافی مانند توسعه پلتفرم آموزش مجازی طی دو سال، یا افزایش ۳۰ درصدی فروش یکی از ابزارهای موجود طی یک سال آتی را در نظر گرفت.
مطابقت با اهداف کوتاه‌مدت
برنامه ریزی استراتژیک ارتباط نزدیکی با برنامه‌ریزی کسب‌وکار در کوتاه مدت داشته و در تصمیم‌گیری‌های روزانه و انطباق آن‌ها با راهبرد کلی سازمان به رهبران کمک می‌کند
ارزیابی و تجدیدنظر
برنامه ریزی استراتژیک به مدیران اجازه می‌دهد ضمن ارزیابی مستمر پیشرفت امور نسبت به برنامه موجود، در صورت نیاز اصلاحاتی را جهت پاسخگویی به تغییرات محیطی انجام دهند. مثلاً کسب و کاری می‌خواهد خدمات خود را به همه افراد در سراسر جهان عرضه کند؛ اما با توجه به برخی قوانین و محدودیت‌های جدید، ممکن است در بعضی مناطق دنیا ارائه خدمات مذکور ممکن نباشد. از همین رو رهبران سازمان با توجه به شرایط قانونی پیش آمده، تغیرات موردنیاز را در برنامه انجام می‌دهند تا انتظارات از خروجی سازمان نیز اصلاح و منطقی شوند.
برنامه ریزی استراتژیک چه گام‌هایی دارد؟
راه‌های بسیاری برای تدوین برنامه استراتژیک وجود دارد؛ اما به‌طور کلی می‌توان پنج گام شناسایی، اولویت‌بندی، توسعه، پیاده‌سازی و به‌روزرسانی را برای انجام برنامه ریزی استراتژیک برشمرد:
- شناسایی: فرآیند برنامه ریزی استراتژیک با شناخت وضعیت کنونی آغاز می‌شود. در این مرحله مدیران و سهام‌داران سازمان با بررسی برنامه راهبردی موجود یا اهداف بلندمدتی که از قبل تعریف شده، نسبت به ارزیابی وضعیت کنونی اقدام می‌کنند. این ارزیابی با استفاده از ابزارهایی همچون ماتریس SWOT یا نیازسنجی انجام شده تا شرایط حال کسب‌وکار و مسیر پیش روی آن مشخص شود. در نهایت با توجه به خروجی ارزیابی، ماموریت سازمان مشخص خواهد شد.
- اولویت‌بندی: از آنجایی که می‌توان اهداف بالقوه زیادی برای سازمان متصور شد، گام بعدی در تدوین برنامه، جداسازی اهدافی است که با ماموریت تعریف‌شده هم‌راستا باشند. این اهداف سپس بر اساس ضرورت زمانی و اهمیتی که دارند، اولویت‌بندی شده و به تناسب نیاز هرکدام، بودجه و منابع موردنیاز تخصیص داده خواهد شد.
- توسعه: در مرحله توسعه، که شاید مهم‌ترین گام در برنامه‌ریزی استراتژیک باشد، سهام‌داران و مدیران روش‌های مختلف رسیدن به اهداف بلندمدت و محقق شدن ماموریت سازمان را مورد بررسی و تدوین قرار می‌دهند. در این مرحله برنامه‌ها و اهداف کوتاه‌مدت بسیاری تعریف می‌شوند تا در کنار هم، جهت رسیدن به راهبرد بلندمدت مورد استفاده قرار گیرند. البته حین توسعه برنامه استراتژیک، اولویت اهداف و برنامه‌ها همچنان تحت نظر بوده و ممکن است بخشی از اهداف در صورتی که با ماموریت هم‌راستا نباشند، کنار گذاشته شوند.
- پیاده‌سازی: پس از توسعه و تدوین برنامه استراتژیک، لازم است این برنامه در سازمان مورد استفاده قرار گیرد. چنین کاری نیازمند ارتباطات سازمانی شفافی است که بتوانند وظایف را مشخص کرده، سرمایه‌گذاری‌های موردنیاز را انجام داده، قوانین و فرآیندها را تنظیم کرده و سازوکاری برای سنجش و گزارش‌گیری از نتایج تعیین کنند. مرحله پیاده‌سازی همچنین شامل بازبینی‌های مستمر برای اطمینان از انجام صحیح فرآیندها نیز می‌شود.
- به‌روزرسانی: برنامه استراتژیک به‌صورت مستمر در دست ارزیابی و تجدیدنظر است تا اهداف و اولویت‌های آن با تغییر شرایط کسب و کار و ظهور فرصت‌های جدید همگام باشند. بازبینی خروجی‌های کوتاه‌مدت می‌تواند به‌صورت فصلی انجام شود و اصلاحات برنامه استراتژیک را هم می‌توان به‌صورت سالانه اجرایی کرد.
چه کسی برنامه ریزی استراتژیک را انجام می‌دهد؟
در هر سازمان معمولاً کمیته‌ای برای برنامه‌ریزی استراتژیک تشکیل می‌شود. این کمیته باید شامل نمایندگانی از تمامی بخش‌های سازمان باشد. فضای کاری کمیته نیز باید شفاف و باز بوده و تمامی اطلاعاتی که از ابتدا تا انتها تبادل می‌شوند، باید مکتوب باشد.
کمیته مذکور با انجام تحقیقات و جمع‌آوری اطلاعات از سطح سازمان، شرایط کنونی را درک کرده و عواملی که ممکن است در آینده تاثیرگذار باشند را شناسایی می‌کند. البته ارزیابی انجام شده و اطلاعات به‌دست‌آمده باید از طریق دریافت بازخورد بخش‌های مختلف سازمان صحت‌سنجی شوند.
وظیفه دیگر کمیته برنامه‌ریزی، تعیین معیارهای سنجش عملکرد برای اهداف است تا بتوان پیشرفت برنامه راهبردی را به‌صورت دقیق مشاهده نمود. کمیته همچنین طی فرآیند برنامه‌ریزی، مدیرانی را مسئول می‌کند تا عملیات ارزیابی اقدامات را در زمان‌های مشخص انجام داده و از دستیابی به اهداف معین اطمینان حاصل کنند.
برنامه ریزی استراتژیک چند بار انجام می‌شود؟
معیار مشخصی برای تعیین زمان‌بندی تدوین برنامه استراتژیک جدید وجود ندارد. با این حال کسب و کارهای مختلف با توجه به صنعت و نیاز خود می‌توانند در زمان‌های مشخصی نسبت به بازبینی برنامه راهبردی خود اقدام کنند.
بازبینی‌های فصلی و سالانه از جمله زمان‌بندی‌های متداول در این حوزه هستند. البته به‌عنوان مثال یک استارتاپ در فضای پویا و متغیر کسب‌وکار ممکن است بازبینی استراتژی خود را به‌صورت ماهانه انجام دهد. از سوی دیگر شرکتی بزرگ در یک صنعت جاافتاده احتمالاً بازه زمانی بسیار طولانی‌تری را در نظر می‌گیرد.
انواع برنامه‌های استراتژیک
برنامه‌های استراتژیک معمولاً روی سه حوزه کسب‌وکار، سازمان و عملکرد تمرکز می‌کنند که هرکدام ویژگی خاص خود را دارند:
- کسب‌وکار: برنامه راهبردی کسب‌وکار محور روی جنبه‌های رقابتی بنگاه اقتصادی تمرکز کرده و منجر به ایجاد فرصت‌های بهتر می‌شود. چنین برنامه هایی با تمرکز بر محیط بیرونی ماموریت سازمان را تعریف می‌کنند. اهداف هم بر همین اساس تعیین شده و برای رسیدن به آن‌ها منابع انسانی، مالی و فناوری تخصیص داده می‌شوند.
- سازمان: برنامه استراتژیک سازمان محور روی نحوه کارکرد کمپانی تمرکز دارد. چنین برنامه‌ای روی ساختار کسب‌وکار، سیاست‌ها، فرآیندها و مدیریت ارشد تمرکز کرده و از این طریق به اهداف دست پیدا می‌کند.
- عملکرد: برنامه راهبردی عملکرد محور تقریباً مابین برنامه‌های سازمان محور و کسب‌وکار محور قرار گرفته و روی سیاست‌ها و فرآیندها تمرکز دارد. البته در حالت عملکرد محور، تمرکز بیشتری روی جزئیات وجود دارد. همچنین در کنار تدوین سیاست‌ها و فرآیندهای واحدهایی مانند واحد بازاریابی و واحد منابع انسانی، تخصیص بودجه و منابع را هم در بر می‌گیرد.
در مجموع برنامه‌های استراتژیک معمولاً هر سه حوزه را شامل می‌شوند. اما بسته به نیازهای سازمان، تمایل به یکی از این موارد بیشتر از بقیه خواهد بود.
مزایای برنامه ریزی استراتژیک
برنامه ریزی استراتژیک موثر سازمان‌ها را وادار می‌کند نسبت به آینده و فرصت‌ها و چالش‌های آن آمادگی داشته و قادر به پیش‌بینی ریسک‌ها باشند. برنامه استراتژیک همچنین یادآور می‌شود که برای بهره‌مندی از فرصت‌ها یا غلبه بر مشکلات، سازمان به منابع نیاز دارد و باید برای کسب و حفظ آن‌ها برنامه‌ریزی کرده باشد.
برنامه راهبردی به افراد سازمان حس هدفمندی داده و آن‌ها را برای تحقق ماموریت همراه می‌کند. قاعده‌مندی و مسئولیت‌پذیری را نهادینه کرده و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. در ضمن با تقویت دید بلندمدت و پیش‌بینی چالش‌ها، هزینه درگیری با بحران‌های حاصل از عدم توجه به آینده را به شدت کاهش می‌دهد.
