برنامه ریزی راهبردی چیست

بررسی مفهوم برنامه ریزی راهبردی

بیشتر برنامه­ ریزی ها بر اساس دیدگاه عقلایی، دارای شکل آرمانها و اهداف طرح ها و اقدامات و منابع مورد نیاز می­ باشند. در این مدلها ، ابتدا آرمانها و اهداف سازمان تبیین شده ، سپس طرح ها و اقدامات لازم تعیین و در نهایت منابع مورد نیاز برای انجام برآورد می­ گردند. تغییر در شرایط محیط، سیاستها، نگرشها، دیدگاه­ها، ساختارها، نظامها و … عواملی هستند که بر آرمانها و اهداف برنامه­ ریزی تاثیر گذاشته و در نهایت باعث تغییر برنامه می­ گردند.

برنامه­ ریزی در شکل عقلایی فوق، ظرفیت و تمانایی مقابله با تغییرات سریع محیط بیرون را ندارد و به شکست می انجامد. این شرایط موجب رشد این تفکر شد که در برنامه ریزی باید بتوان مطابق با تغییرات، جهت حرکت سازمان را تغییر داد و جهت و رفتار جدیدی را در پیش گرفت. این نگرش زمینه ساز ابداع برنامه ریزی استراتژیک شد.

برخلاف برنامه­ ریزی سنتی که در آن آرمانها و اهداف تعیین می­ شوند، هدف برنامه ریزی راهبردی، تبیین و تدوین استراتژی است. امروزه به دلیل پیچیدگی در عناصر محیط خارج و ارکان داخلی سازمان، مدیریت بر سازمانها پیچیده تر از گذشته شده و در نتیجه وظیفه مدیریت را خطیر نموده است.

برنامه ریزی راهبردی، فرایند بررسی موقعیت فعلی و مسیر آینده سازمان، تنظیم اهداف، تدوین استراتژی برای تحقق و اندازه گیری نتایج اهداف بلندمدت سازمان و انتخاب فعالیتهای لازم برای تحقق آنها در جهت تجهیز منابع سازمان و وحدت بخشیدن به تلاشهای سازمانی برای نیل به اهداف و رسالت بلندمدت با توجه به امکانات و محدودیتهای درونی و بیرونی است.

  برنامه ریزی راهبردی کوششی است برای اتخاذ تصمیم های اساسی و انجام اعمالی که ماهیت سازمان، نوع فعالیتها و دلیل انجام آن فعالیتها توسط سازمان را شکل داده و مسیر می­ بخشد . همان طور که استراتژی نظامی پیروزی در جنگ است، برنامه ریزی استراتژیک نیز انجام ماموریتهای سازمان را دنبال می­ کند.

برنامه ریزی راهبردی دوراندیشی سازمان یافته ای است که مراحل زیر را در بر دارد:

الف- تعیین مأموریتها و هدفهای دور برد
ب- تفکیک مأموریتها به هدف های کمی و کیفی کوتاه مدت، که این عمل را در اصطلاح هدفگذاری می­ نامند.
ج- تعیین خط مشی ها سیاستها
د- طرح ریزی و برنامه ریزی اجرایی (تاکتیکی).

برنامه ریزی راهبردی انتظار می رود تا امکان مانور سازمان در محیط متغیر را برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده فراهم سازد. برنامه ریزی راهبردی به پایان دوره زمانی مورد نظر جهش می کند و سپس به عقب باز می گردد تا مشخص سازد که در فواصل زمانی مختلف، چه اقدام هایی باید انجام پذیرد و به ویژه در زمان حاضر چه کارهایی باید انجام شود تا احتمال دست یابی به اهداف پیش بینی شده در زمان های مقرر قطعی شود.

در این نوع برنامه ریزی، دقت در جزئیات برای یک پیش بینی اهمیتی ندارد چرا که چنین دقتی بیشتر در اهداف کوتاه مدت و بودجه ­های یک برنامه اجرایی سالیانه مهم است. به همین دلیل نه عبارات طولانی و نه محاسبات ریز، بلکه ایده ­ها و فرصتها، هسته اصلی برنامه ریزی استراتژیک را تشکیل می­ دهند. در برنامه ریزی استراتژیک فعالیتهای نیل به هدف پیش بینی شده و باید به صورت جزئی، مشخص، قابل سنجش کمی یا کیفی، واقع بینانه و هم راستا با سیاستهای حاکم باشد. لذا دربرنامه ریزی راهبردی بهتر است ویژگی­هایی مانند انعکاس ارزشهای حاکم بر جامعه، توجه به سئوال اصلی و اساسی سازمان، تعیین چارچوبی برای برنامه ریزی عملیاتی سازمان و جهت بخشی به آنها، مد نظر باشد.

در خلال برنامه ریزی راهبردی و به شش سوال زیر پاسخ داده می شود:

۱) چه اقدامات، فعالیتها و عملیاتی باید انجام گیرند؟

۲) اقدامات، فعالیتها و عملیات با چه شیوه و روشهایی باید انجام گیرند؟

۳) برای انجام فعالیتها و عملیات با شیوه های مشخص شده، چه سازماندهی لازم است؟

۴) اقدامات، فعالیتها و عملیات در چه زمانهایی باید انجام گیرند؟

۵) برای انجام اقدامات، فعالیتها و عملیات در زمانهای مقرر، چه امکانات و منابعی لازم است؟

۶) انجام فعالیتها و انجام عملیات در زمانهای مقرر، در کجا و کدام واحد سازمانی باید انجام گیرند؟

از آنجا که مدیران ارشد نسبت به مدیران میانی معمولاً درک بهتری از سازمان دارند و مدیران میانی نسبت به مدیران ارشد از جزئیات عملیات روزمره سازمان بیشتر آگاه اند لذا برنامه ­های استراتژیک عمدتا توسط مدیریت ارشد و برنامه های عملیاتی توسط مدیران میانی تدوین می شود.

برنامه ریزی راهبردی گونه­ای از برنامه ریزی است که در آن هدف، تعریف و تدوین استراتژی هاست. فرآیند برنامه ریزی راهبردی اساساً فرآیندی هماهنگ کننده بین منابع داخلی سازمان و فرصتهای خارجی آن می باشد . هدف این فرآیند نگریستن از درون پنجره استراتژیک و تعیین فرصتهایی است که سازمان از آنها سود می برد و یا به آنها پاسخ می دهد. بنابراین فرآیند برنامه ریزی راهبردی یک فرآیند مدیریتی است، شامل هماهنگی قابلیتهای سازمان با فرصت های موجود. این فرآیند گام به گام است و برای هر گام آن دستورالعملهای مشخصی تجویز شده است. محصول فرآیندهای این رویکرد به ندرت یک استراتژی خلاقانه و تحول آفرین است و روشهای مربوط بیشتر بر انتخاب مناسب ترین الگوی استراتژی از میان الگوهای شناخته شده متکی هستند. رویکرد تجویزی، ذهن انسان را در قالب یک فرآیند گام به گام به پیش می برد و این خود مانع بزرگی برای پرواز ذهن به اوج می باشد.

در تعریفی دیگر برنامه ریزی راهبردی روشی مدیریتی است که به سازمان در اجرای بهتر کارها، متمرکز کردن منابع و انرژی، اطمینان از هم راستا بودن تلاش اعضا و کارکنان و ارزیابی موقعیت و تطبیق درست در رویارویی با محیط متغیر کمک می کند. یک تلاش سازمان یافته، منسجم و منضبط، برای تصمیم­ گیری و انجام کارهای بنیادین است، که به عنوان راهنما، پیش بینی سازمان از آینده را نشان می دهد. برنامه ریزی راهبردی ، چارچوب و جهت گیری روشنی برای مدیریت سازمان و نیز دورنمای اهداف مشترکی برای همه دست اندرکاران سازمان فراهم می آورد تا توانایی تنظیم و شناخت اولویت ها در تخصیص منابع و موقعیتها را ایجاد و تقویت کند. از اینرو، مدیریت در شرایط بحرانی را ساده می کند.

برنامه ریزی راهبردی بر این اندیشه استوار است که یک سازمان باید در برابر یک محیط پویا و متغیر، واکنش داشته باشد. بنابراین برنامه ریزی بر تصمیم هایی تأکید دارد که از توانایی سازمان برای انجام واکنش درست در برابر دگرگونیهای محیطی اطمینان حاصل کند.

برنامه ریزی استراتژیک سازمان را با محیطش تطبیق می دهد، زمینه ای برای دسترسی به اهداف ایجاد می کند، چارچوب و جهتی برای سازمان فراهم می کند تا به آینده دلخواه خود برسد. چارچوبی به وجود می آورد که با تجزیه و تحلیل کامل سازمان، محیط داخلی و خارجی و پتانسیل های سازمان در آن چارچوب می توان به مزیت رقابتی دست یافت. این امر سازمان را قادر می ­کند تا به روندها، اتفاقات، چالشها و فرصتهای به وجود آمده، از طریق چارچوبی که از بینش و ماموریت ایجاد شده توسط فرایند برنامه ریزی استراتژیک پاسخ دهد.

مک کن برنامه ­ریزی استراتژیک را فرایندی برای بازسازی و انتقال سازمانی می ­داند. به نظر او در برنامه ­ریزی بلند مدت اهداف و پیش بینی ها براساس فرض ثبات سازمان است، در حالی که در برنامه ­ریزی استراتژیک، نقش سازمان در محیط آن بررسی می شود.

برنامه ریزی استراتژیک باعث می ­شود تا سازمان فعالیتها و خدماتش را برای برآوردن نیازهای درحال تغییر محیط تطبیق دهد. این برنامه ریزی نه تنها چارچوبی برای بهبود برنامه ­ها ارائه می کند بلکه چارچوبی برای ساختاردهی مجدد برنامه ­ها، مدیریت و همکاریها و نیز برای ارزیابی پیشرفت سازمان دراین زمینه ها ارائه می کند.

برنامه ریزی استراتژیک، آینده را پیش گویی نمی کند ولی یک مدیر را می­ تواند در موارد زیر یاری کند

الف) فائق آمدن مؤثر بر مقتضیات آتی

ب) ارائه فرصت به موقع، برای تصحیح خطاهای اجتناب ناپذیر

ج) کمک به تصمیم گیری درست در زمان مناسب

د) تمرکز بر اعمالی که برای رسیدن به آینده مطلوب باید انجام شوند.